煙草在線專稿　　

　　淺談如何做好煙草商業(yè)企業(yè)檔案管理工作（上）

　　三、做好煙草商業(yè)企業(yè)檔案管理工作必須具備的條件

　　（一）組織管理方面

　　1、健全組織機構(gòu)。領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案工作，成立并及時調(diào)整檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定小組。明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，配備專、兼職檔案工作人員，健全由全單位各科室兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)；同時保證資金的投入，落實檔案業(yè)務(wù)工作所需經(jīng)費。

　　2、落實工作責(zé)任。要制定單位檔案工作目標(biāo)考核辦法，將各部門的檔案工作列入目標(biāo)考核資料，并要求各部門嚴(yán)格執(zhí)行，認(rèn)真落實。

　　3、完善管理規(guī)章。要建立健全檔案管理制度，制定并落實《文書檔案綜合管理辦法》、《檔案管理人員崗位職責(zé)制》、《檔案管理制度》、《保密制度》等一系列檔案管理制度，落實專人管理，明確職責(zé)，在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環(huán)節(jié)實現(xiàn)制度化、規(guī)范化，做到收集齊全、分類合理、組卷科學(xué)、歸檔及時。檔案構(gòu)成分永久、長期、短期三種。

　　4、組織專人歸檔。要安排專人對電子文件進(jìn)行歸檔管理，使單位檔案管理逐步走向電子化。同時，特別重要的資料要復(fù)印紙質(zhì)保存，達(dá)到雙保險。

　　（二）檔案硬件業(yè)務(wù)建設(shè)工作方面

　　1、要有適宜保管檔案的專用庫房。能容納20余年檔案資料，檔案專用庫房門窗堅固、位置適當(dāng)，不潮濕、不漏雨，備有溫度計、干粉滅火器、空調(diào)、電腦等設(shè)備保護(hù)檔案，以確保檔案資料無安全隱患。

　　2、要有數(shù)量充足、質(zhì)量較好的檔案專用柜架。檔案裝訂嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)要求裝訂。

　　3、要歸檔文件嚴(yán)格按照檔案立卷歸檔制度整理歸檔。貼合有關(guān)規(guī)范要求。

　　4、要將文書檔案、會計檔案、聲像檔案、基建（災(zāi)后重建、重點建設(shè)項目）檔案、實物檔案、電子檔案分門別類整理歸檔。并且歸檔文件資料齊全，貼合規(guī)范要求。

　　5、要根據(jù)單位實際狀況，建立檔案借閱和利用登記制度。完善《借閱檔案文件登記薄》，做到查閱登記、退檔注銷等手續(xù)齊備，檔案管理利用率得到明顯提高。

　　6、要嚴(yán)格按照上級業(yè)務(wù)主管部門的要求在規(guī)定的時間內(nèi)報送紙質(zhì)文件目錄及電子文檔目錄。

　　四、針對煙草商業(yè)企業(yè)檔案管理存在的問題的對策及思路

　　第一，加強檔案專兼職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立一支具有專業(yè)素質(zhì)的檔案人員隊伍。企業(yè)檔案工作要想在企業(yè)中擁有地位，必須緊緊圍繞為企業(yè)中心工作進(jìn)行服務(wù)，那么提供服務(wù)的主要一環(huán)就是要具備高素質(zhì)的檔案管理人員，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。

　　第二，進(jìn)一步完善企業(yè)檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，制定出適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍和保管期限表，使企業(yè)檔案管理工作有據(jù)可依，逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理。

　　第三，建立與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作管理模式。企業(yè)檔案中有大量商業(yè)秘密，作為儲備技術(shù)、發(fā)展企業(yè)文化、保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)的重要資源，企業(yè)對它的獨立支配權(quán)是不言而喻的，企業(yè)檔案工作因此在自主確立和完善自己的統(tǒng)一管理模式中有了更為廣闊的活動空間，從而能夠發(fā)展好與自身相適應(yīng)的檔案管理工作。

　　第四，加強對企業(yè)的檔案法制教育和宣傳，提高依法治檔意識。國家有關(guān)企業(yè)檔案管理的法規(guī)規(guī)定：原則上不強迫企業(yè)檔案管理進(jìn)行達(dá)標(biāo)升級，不采取行政法制手段，但必須達(dá)到一定的規(guī)范化管理水平。針對此點，必須在檔案法制教育和宣傳上下大力度加強，使企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)和干部群眾了解檔案法規(guī)，重視檔案工作，提高企業(yè)依法治檔的意識，自覺將企業(yè)檔案工作納入法制化軌道。

　　第五，加大檔案工作性質(zhì)和作用的宣傳，提高檔案人員主動提供服務(wù)的意識。就企業(yè)而言，檔案的作用十分廣泛，除日常管理中要利用檔案外，在市場競爭、經(jīng)營管理上也離不開檔案。所以在企業(yè)中檔案的內(nèi)容也不僅僅局限于文件、會議、日常管理等材料上，市場信息、商業(yè)情報從某一方面來講作用更大于其他檔案材料。因此，為了充分發(fā)揮企業(yè)檔案的作用，應(yīng)把企業(yè)檔案室建設(shè)成為集檔案、圖書、市場信息、情報等為一體的檔案資料庫，而檔案人員也應(yīng)了解并認(rèn)識自己所在企業(yè)的發(fā)展情況，主動地為企業(yè)發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，從而建立自己檔案信息中樞的重要位置。

　　第六，呼吁檔案行政管理部門充分履行行政職權(quán)，主動為企業(yè)提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)等方面的服務(wù)。許多企業(yè)有要求檔案行政部門加強培訓(xùn)和指導(dǎo)的愿望，作為檔案行政管理部門應(yīng)主動出擊與各企業(yè)取得聯(lián)系，了解情況、掌握現(xiàn)狀，主動及時地為企業(yè)檔案管理工作提供必要的指導(dǎo)，對企業(yè)檔案管理工作真正起到約束、監(jiān)督和指導(dǎo)的作用，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)對企業(yè)進(jìn)行宏觀管理。

　　結(jié)語：各級煙草商業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工只要上下齊心，通力合作，就一定能把企業(yè)檔案管理工作做好做實，為煙草商業(yè)企業(yè)提供最原始、最可靠、最權(quán)威的第一手資料，促進(jìn)煙草商業(yè)企業(yè)更好更快發(fā)展。