“1”個項目，“N”個文件。在行業(yè)各條線工作中，采購管理因為涉及環(huán)節(jié)眾多，歷來是煙草企業(yè)規(guī)范管理的重要領域。

　　從“N”個零散文件到“1”個完整卷宗，近年來浙江中煙工業(yè)有限責任公司嚴格按照國家煙草專賣局要求，穩(wěn)扎穩(wěn)打推進“一項一卷”工作，蹚出了一條“先行先試”之路：觀念上“先行”，做好新舊理念轉(zhuǎn)換；行動上“先試”，主動進行工作創(chuàng)新。

　　觀念到位　事半功倍

　　“采購流程早就結(jié)束了，有必要從頭到尾把所有資料重新再整理一遍嗎？”

　　“有些內(nèi)容在招標文件、采購計劃里有，為什么還要增加工作量另附一份文件？”

　　……

　　萬事開頭難。如同所有制度創(chuàng)新、機制創(chuàng)新一樣，“一項一卷”剛一提出便遇到了阻力。

　　觀念到位，事半功倍。面對部分員工的質(zhì)疑，浙江中煙沒有強制往下硬壓任務，而是在“一項一卷”觀念入腦入心上做起了文章。

　　采購管理作為企業(yè)規(guī)范管理的重要環(huán)節(jié)，從最初制定采購計劃、提報預算，到項目審批、采購方式確認，再到采購過程實施以及合同簽訂、驗收、付款等，無不需要規(guī)范管理人員的嚴格審核把關。

　　真正把好這一關，難題可不少，比如采購發(fā)票在財務部門、采購合同在需求部門、采購計劃在采購管理部門等情況，無不為規(guī)范管理人員的監(jiān)管工作增加了難度。

　　基于深入調(diào)查研究，浙江中煙規(guī)范管理人員逐條梳理“一項一卷”的優(yōu)勢——

　　“‘一項一卷’涵蓋了項目從始至終的所有資料，可以實現(xiàn)痕跡化管理，有利于企業(yè)對項目執(zhí)行情況進行全過程把控。以單一來源采購為例，現(xiàn)場洽談情況、談判人是誰、談的價格是多少等全有記錄，為審核提供了便利?！?/p>

　　“有了項目的全套完整資料，無論是應對企業(yè)內(nèi)部自檢還是國家局巡查，大家都不會再手忙腳亂了，只需拿出相應的卷宗即可?！?/p>

　　“項目推進過程中如果出現(xiàn)人員變更，相關人員也無需再把項目情況一一交接，新到員工只要翻開卷宗，項目基本信息、進展程度、注意事項等一目了然?！?/p>

　　……

　　充分認識“一項一卷”的必要性，是開展工作的重要“密鑰”，從意識層面下功夫，才能將新認識、新觀念、新要求植入人心。而決策層、執(zhí)行層是否能深刻理解、高度重視，直接影響著下一步工作的開展。

　　基于此，浙江中煙黨組多次在會議上強調(diào)“一項一卷”的必要性，并有針對性地開展各層級的宣貫教育。通過一段時間深入宣貫，從公司領導到部門負責人對于“一項一卷”工作的重視程度均有了很大提升。

　　之后，浙江中煙選擇杭州卷煙廠、寧波卷煙廠以及物資供應部、市場營銷部等采購項目較多的部門，召集所有采購人員開展“一項一卷”培訓，確保相關人員認可規(guī)則、熟悉規(guī)則、遵守規(guī)則。

　　此外，浙江中煙還通過民主生活會意見征求、收集合理化建議等多樣形式，進一步向全體員工推介“一項一卷”相關內(nèi)容，潛移默化引導員工認知，一點一滴為“一項一卷”工作開展打下了堅實的群眾基礎。

　　同時，考核作為“指揮棒”“風向標”，其設計和導向一定程度上決定了工作成效。浙江中煙將“一項一卷”落地執(zhí)行情況與績效考核緊密掛鉤，促進了員工觀念上的認同、行動上的主動，從而確?！耙豁椧痪怼比肽X入心入行。

　　化零為整　因地制宜

　　有制度，管理才有章法。一套完善的管理制度，是保障采購工作規(guī)范有序進行的前提。

　　如何吃透國家局文件精神，聯(lián)系實際將規(guī)定深化細化具體化，是貫徹落實上級部署的重要環(huán)節(jié)，這既是對規(guī)范管理人員的業(yè)務素質(zhì)和創(chuàng)新工作能力的重要考驗，也將直接影響最終執(zhí)行效果。

　　比如，按照規(guī)定，每個項目都需包括采購計劃及預算、立項會議紀要，而浙江中煙的采購計劃則由董事會每年兩次集中通過，項目數(shù)量較多、文件較厚。如果每個項目都需附采購計劃，不僅會造成紙張浪費，還會使卷宗“超重”。

　　對此，浙江中煙根據(jù)自身實際創(chuàng)新管理辦法，規(guī)定在卷宗里不再放此文件，只放文件封面及對應項目計劃頁面的復印件，并在“采購計劃及預算、立項會議紀要”欄目下標明此項文件的詳細名稱及出處，這就相當于添加了一個“索引”功能，可以鏈接到采購計劃文件。

　　為了盡可能將制度完善、細化成具體可執(zhí)行的“清單樣本”，浙江中煙在宣傳培訓的過程中加強雙向溝通，廣泛收集基層采購人員的意見，結(jié)合自身實際制定最完善的“一項一卷”推進方案。

　　“有些滾動業(yè)務每月都有多次單付款，相應的就會有多張發(fā)票，這些發(fā)票沒必要全放到里面吧？”針對采購人員提出的這一問題，浙江中煙有關人員經(jīng)過討論，最終采取了“類似業(yè)務一張發(fā)票標明抬頭、開票單位、財務公章等信息即可”的方案。

　　在“一項一卷”推進過程中，諸如此類的創(chuàng)新舉措還有很多。

　　浙江中煙主動加壓，將執(zhí)行單元從“一個項目”縮小為“一個合同”。經(jīng)過層層細化，浙江中煙將國家局“一項一卷”要求與自身采購工作以列表形式一一對應，并于2013年10月出臺了《采購管理檔案“一項一卷”工作規(guī)定》。

　　本著精益求精的理念，2017年，浙江中煙再次對《采購管理檔案“一項一卷”工作規(guī)定》進行修訂，根據(jù)前幾年執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題作出適應性調(diào)整，確保既符合規(guī)范要求，又滿足基層工作需求。

　　為了嚴格規(guī)范管理，浙江中煙還專門聘請法律顧問對合法合規(guī)工作進行把關，并實行法律顧問坐班制考核。法律顧問每年要出具一份年度報告，總結(jié)合法合規(guī)工作的成效及不足，并提出相應的改進意見建議。

　　經(jīng)過不懈努力，截至2018年年底，浙江中煙“一項一卷”工作基本做到了一個項目一旦簽訂合同，之前相關的資料便啟動“一項一卷”資料歸檔，隨著合同執(zhí)行，最終形成一套完整的“一項一卷”卷宗。

　　管理永無止境，提升沒有休止符。隨著信息化時代到來，“一項一卷”電子化歸檔成為一項新要求。

　　其實早在2012年，浙江中煙采購管理信息系統(tǒng)功能已日趨完善，許多工作流程都在網(wǎng)上完成。2015年，更是有員工明確提出建議：“互聯(lián)網(wǎng)時代，‘一項一卷’能否電子化，實現(xiàn)無紙化辦公？”

　　由紙質(zhì)轉(zhuǎn)電子是大勢所趨，“一項一卷”迎來新挑戰(zhàn)?；凇耙豁椧痪怼惫ぷ鞔蛳碌脑鷮嵒A，采購檔案電子化歸檔工作迅速開展起來。

　　浙江中煙規(guī)范管理人員全面梳理立項審批、合同簽訂、資金支付、監(jiān)督檢查等各環(huán)節(jié)要求，借助2018年9月上線的采購管理信息升級系統(tǒng)，于今年1月實現(xiàn)了“一項一卷”電子歸檔正式“上線”。

　　“一項一卷”實現(xiàn)電子化歸檔后，項目文件一旦上傳便可自動分享，文件更加齊全的同時也避免了多部門重復勞動，而且自動狀態(tài)判斷功能還有提示作用，實時顯示“缺失”“完整”等文件狀態(tài)以及“未執(zhí)行”“未發(fā)生”等流程信息，大幅提升了檔案管理工作效率，確保了環(huán)環(huán)有把關、節(jié)節(jié)有監(jiān)管，得到采購人員一致好評。

　　點擊一個卷宗，項目一覽無余。從“N”向“1”跨越，考驗的是持之以恒的決心，更是水滴石穿的毅力。浙江中煙敢啃硬骨頭、敢當“排頭兵”，近年來一如既往、知行合一的探索，最終讓采購檔案管理“一項一卷”工作落地生根，讓不斷提升的規(guī)范管理水平持續(xù)為企業(yè)更高水平、更高質(zhì)量發(fā)展保駕護航。