摘要：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代來臨后，信息化應(yīng)用越發(fā)普及，人們已經(jīng)習(xí)慣于使用電腦、手機(jī)等電子設(shè)備進(jìn)行工作和學(xué)習(xí)，系統(tǒng)化平臺(tái)的使用逐漸成為一種趨勢，各項(xiàng)流程的開展不再手寫和紙質(zhì)化，而是直接通過電子設(shè)備進(jìn)行系統(tǒng)操作和后臺(tái)運(yùn)轉(zhuǎn)，快速提升了工作效率。此文旨在研究江西宜春市煙草專賣局（公司）宣傳促銷管理系統(tǒng)的開發(fā)和運(yùn)行，分析開發(fā)宣傳促銷管理系統(tǒng)的意義和重要性，并對系統(tǒng)所取得的實(shí)際效果進(jìn)行總結(jié)。

關(guān)鍵詞：宣傳促銷 系統(tǒng)應(yīng)用 規(guī)范管理 物料監(jiān)管

現(xiàn)如今，隨著各種法律法規(guī)和相關(guān)政策的出臺(tái)，煙草行業(yè)的宣傳促銷活動(dòng)備受限制、舉步維艱，但開展宣傳促銷活動(dòng)是拉近零售戶和消費(fèi)者距離的最佳辦法之一。2019年9月，江西省煙草專賣局（公司）下發(fā)《江西省煙草系統(tǒng)卷煙宣傳促銷活動(dòng)管理辦法（試行）》贛煙銷〔2019〕46號，其中提到“切實(shí)加強(qiáng)宣傳促銷物料的管理，盡量通過網(wǎng)上平臺(tái)發(fā)放宣傳促銷活動(dòng)的物料，做到在系統(tǒng)中有據(jù)可查、可追溯?！币舜菏芯?#xff08;公司）積極宣貫文件要求，采取措施，與浪潮公司合作開發(fā)宣傳促銷管理系統(tǒng)，將促銷活動(dòng)從線下轉(zhuǎn)為線上。規(guī)范宣傳促銷活動(dòng)，對宣傳促銷活動(dòng)的流程以及物料的發(fā)放進(jìn)行系統(tǒng)化監(jiān)管勢在必行，開發(fā)和運(yùn)行宣傳促銷管理系統(tǒng)有助于幫助我們更好地按流程開展活動(dòng)，利用系統(tǒng)真實(shí)、準(zhǔn)確、詳細(xì)地記錄活動(dòng)流程，收集相關(guān)活動(dòng)信息和消費(fèi)信息，提升活動(dòng)的有效性和真實(shí)性。

一、開發(fā)宣傳促銷管理系統(tǒng)的意義

此前，宣傳促銷活動(dòng)并未形成統(tǒng)一的監(jiān)管模式，流程不規(guī)范、資料不標(biāo)準(zhǔn)，縣局（公司）偶爾會(huì)與工業(yè)企業(yè)直接商談活動(dòng)內(nèi)容和物料情況，在未經(jīng)市局（公司）同意的情況下擅自開展宣傳促銷活動(dòng)，自行接收、分配、發(fā)放宣傳促銷物料，導(dǎo)致市局（公司）難以統(tǒng)一管理、難以追蹤活動(dòng)進(jìn)展情況、難以監(jiān)測物料實(shí)發(fā)情況，甚至在檢查過程中發(fā)生臺(tái)賬對不上、物料堆積倉庫過期作廢、活動(dòng)真實(shí)性難以核實(shí)等現(xiàn)象。同時(shí)，之前所有的活動(dòng)痕跡化資料都是以紙質(zhì)材料的形式作為憑證保存，造成紙張浪費(fèi)，所需的表格都需要縣局（公司）、客服部、客戶經(jīng)理、零售戶甚至消費(fèi)者等相關(guān)人員層層簽收，涉及范圍廣、填寫人員多、表格數(shù)量雜，一不小心就出錯(cuò)或出現(xiàn)缺行少列的現(xiàn)象，還需要人工制作和核實(shí)表格，需要花費(fèi)時(shí)間檢查表格是否填寫完整、是否填寫有誤、是否簽收到位，增加了營銷人員的溝通成本和審核時(shí)間。而且往往僅僅依據(jù)有限的人力無法一一核實(shí)其真實(shí)性，在一定程度上影響了宣傳促銷活動(dòng)開展的可信度。

二、開發(fā)宣傳促銷管理系統(tǒng)的重要性

開發(fā)宣傳促銷管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)宣傳促銷全流程化管理，活動(dòng)制定、參與申請、訂單發(fā)送、審核訂單、物料選擇、發(fā)放物料、簽收物料、評價(jià)活動(dòng)，整個(gè)流程形成完整的閉環(huán)，所有流程均在宣傳促銷管理系統(tǒng)實(shí)施，系統(tǒng)自動(dòng)形成痕跡化資料，隨時(shí)、隨地、隨處實(shí)時(shí)監(jiān)督、查看、跟蹤宣傳促銷活動(dòng)的進(jìn)展，改變?nèi)斯ぶ谱骱吞顚懕砀竦姆睆?fù)程序，減少活動(dòng)組織者、活動(dòng)監(jiān)督者、活動(dòng)實(shí)施者、活動(dòng)參與者各層級、各人員之間的溝通時(shí)間，解決縣局（公司）擅自開展宣傳促銷活動(dòng)，市局（公司）無法核實(shí)和監(jiān)管活動(dòng)進(jìn)展的問題，物料實(shí)時(shí)領(lǐng)取實(shí)時(shí)發(fā)放避免因長期積壓在庫導(dǎo)致過期作廢的現(xiàn)象發(fā)生，做到跨區(qū)域操作、閉環(huán)監(jiān)管、無紙化辦公、消費(fèi)者簽收、信息采集等多項(xiàng)功能同時(shí)實(shí)現(xiàn)。

三、宣傳促銷管理系統(tǒng)的開發(fā)和運(yùn)行情況

宣傳促銷管理系統(tǒng)從開發(fā)研究到初步成型，經(jīng)過試運(yùn)行的不斷檢查和逐步完善階段，最后形成完整的可行性操作性系統(tǒng)，耗費(fèi)了2年時(shí)間。這期間市局（公司）營銷中心主要負(fù)責(zé)人與浪潮軟件公司工程師以及各縣局（公司）實(shí)操人員幾乎每日、實(shí)時(shí)保持密切溝通和隨時(shí)對接，對系統(tǒng)及時(shí)跟蹤，對流程及時(shí)梳理，對錯(cuò)誤及時(shí)反饋，時(shí)刻查漏補(bǔ)缺，采用PDCA循環(huán)工作法實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)的技術(shù)提升和操作可行。第一步，計(jì)劃構(gòu)思。營銷中心根據(jù)實(shí)際需求，形成系統(tǒng)流程圖，分步驟、分模塊、分層級提出系統(tǒng)操作構(gòu)想，與浪潮軟件公司進(jìn)行細(xì)節(jié)溝通和可行性分析，設(shè)置每一個(gè)流程開發(fā)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保每一流程相互關(guān)聯(lián)、順暢進(jìn)行。第二步，流程執(zhí)行。將系統(tǒng)流程圖做成操作手冊，組織所有主要操作和執(zhí)行人員開展針對性培訓(xùn)，通過圖片展示、視頻指導(dǎo)以及現(xiàn)場實(shí)操等方法讓系統(tǒng)相關(guān)使用人員盡快熟悉和掌握系統(tǒng)運(yùn)用，并提前提出在系統(tǒng)運(yùn)行中可能存在的問題，一一制定擬解決對策之后開始試運(yùn)行。第三步，檢查問題。專人負(fù)責(zé)宣傳促銷管理系統(tǒng)在試運(yùn)行過程中的監(jiān)管和答疑工作，二十四小時(shí)保持線上在線，隨時(shí)為各縣營銷人員、零售戶、消費(fèi)者解決疑難困惑，按時(shí)數(shù)據(jù)錄入和數(shù)據(jù)導(dǎo)出，并及時(shí)收集和記錄由于系統(tǒng)漏洞、流程延遲及其他原因?qū)е碌膯栴}，反復(fù)檢查系統(tǒng)運(yùn)行是否順暢，核實(shí)系統(tǒng)是否取得預(yù)期成效。第四步，處理解決。對總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行第一時(shí)間處理，與工程師協(xié)商每一步流程的運(yùn)行情況，對成功的經(jīng)驗(yàn)繼續(xù)運(yùn)行，予以標(biāo)準(zhǔn)化；對失敗的教訓(xùn)共同商討，及時(shí)總結(jié)；對沒有解決的問題，重新思考，另辟蹊徑，直到想出可行的辦法去解決。根據(jù)每項(xiàng)步驟、每項(xiàng)流程及時(shí)制定計(jì)劃，系統(tǒng)優(yōu)化改善后繼續(xù)活動(dòng)操作，檢查流程進(jìn)展，根據(jù)實(shí)際效果和存在不足再次作出修改計(jì)劃，以此往復(fù)，不斷更新、修補(bǔ)、完善、優(yōu)化系統(tǒng)，為幾個(gè)系統(tǒng)搭接數(shù)據(jù)對接橋梁，形成數(shù)據(jù)共享、信息共享、流程順暢。

宣傳促銷管理系統(tǒng)是集宣傳促銷活動(dòng)的開展、物料的分發(fā)、信息的采集、消費(fèi)的評價(jià)為一體的監(jiān)管系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了宣傳促銷活動(dòng)的“四統(tǒng)一”：統(tǒng)一運(yùn)行、統(tǒng)一發(fā)放、統(tǒng)一監(jiān)管、統(tǒng)一評價(jià)。整個(gè)宣傳促銷系統(tǒng)由“四個(gè)子系統(tǒng)”構(gòu)成：省級卷煙營銷V6系統(tǒng)、云POS終端系統(tǒng)、宜春微語（零售戶）公眾號、明月微語（消費(fèi)者）公眾號。整個(gè)操作步驟分為“五個(gè)子流程”：開設(shè)活動(dòng)、零售戶（消費(fèi)者）參與、訂單審核、分發(fā)物料、收貨評價(jià)。所有流程涉及“六個(gè)操作層級”：市（局）公司營銷中心、縣（局）分公司、市場經(jīng)理、客戶經(jīng)理、零售戶、消費(fèi)者。通過“四個(gè)子系統(tǒng)”、“五個(gè)子流程”、“六個(gè)操作層級”各司其職、分工協(xié)作，跨區(qū)域、跨時(shí)間、逐層級進(jìn)行活動(dòng)的流程運(yùn)轉(zhuǎn)、操作、監(jiān)督，以消費(fèi)者在明月微語（消費(fèi)者）公眾號進(jìn)行物料簽收和活動(dòng)評價(jià)為終點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)對宣傳促銷活動(dòng)的全過程、閉環(huán)式監(jiān)管。

四、宣傳促銷管理系統(tǒng)的應(yīng)用成效

宣傳促銷管理系統(tǒng)自2020年8月正式運(yùn)行，所有流程、所有步驟、所有環(huán)節(jié)正式上線，整個(gè)流程從活動(dòng)設(shè)定開始，活動(dòng)參與、接單確認(rèn)、物料錄入、物料兌換、物料發(fā)放、簽收確認(rèn)到最后的活動(dòng)評價(jià)，實(shí)現(xiàn)全流程監(jiān)管、可視化操作、數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)，大大提升了宣傳促銷活動(dòng)的監(jiān)管水平和物料發(fā)放的實(shí)際效果，達(dá)到了管理規(guī)范、賬物相符、資料完整、真實(shí)可信、操作智能、無紙簽收的效果。

（一）實(shí)現(xiàn)了突破性監(jiān)管。宣傳促銷管理系統(tǒng)將所有不同級別的系統(tǒng)操作人聯(lián)系在一起，突破時(shí)間、突破區(qū)域、突破場合，做到任何時(shí)候、任何地點(diǎn)、任何場合都能進(jìn)行活動(dòng)流程操作，隨時(shí)監(jiān)督、查看、跟蹤活動(dòng)動(dòng)態(tài)和實(shí)時(shí)進(jìn)展，促使活動(dòng)更有效、更高質(zhì)、更真實(shí)地開展，確保物料準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)發(fā)放到位，從源頭上杜絕了弄虛作假、用途異化。

（二）實(shí)現(xiàn)了流程化記錄。宣傳促銷管理系統(tǒng)是一個(gè)完整的閉環(huán)流程管理系統(tǒng)，包括宣傳活動(dòng)開展、促銷物料發(fā)放、消費(fèi)數(shù)據(jù)收集等嚴(yán)格按照活動(dòng)要求和規(guī)則層層、逐步進(jìn)行，從活動(dòng)申請開始，每一步流程、每一次操作、每一筆錄入、每一個(gè)數(shù)據(jù)都被系統(tǒng)全方位記錄下來，并詳細(xì)保留操作人和操作時(shí)間的痕跡，完全做到隨時(shí)可查、有跡可查，實(shí)現(xiàn)全流程化記錄。

（三）實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。宣傳促銷管理系統(tǒng)改變了紙質(zhì)化流程填寫和保存的繁瑣和浪費(fèi)，全部實(shí)現(xiàn)綠色化、無紙化、系統(tǒng)化記錄、留痕，減去了各層級系統(tǒng)操作人員填寫和上交紙質(zhì)簽收表的時(shí)間，通過系統(tǒng)記錄，直接查詢、導(dǎo)出活動(dòng)痕跡化明細(xì)和資料，做到線上記錄、線上簽收、線上評價(jià)。

（四）實(shí)現(xiàn)了消費(fèi)者簽收。宣傳促銷管理系統(tǒng)解決了較難核實(shí)物料是否落到實(shí)處的問題，活動(dòng)流程的最后一個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置在消費(fèi)者簽收并評價(jià)活動(dòng)效果，此環(huán)節(jié)只有消費(fèi)者通過手機(jī)號碼登錄消費(fèi)者公眾號才可操作，確保了促銷物料發(fā)放的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，杜絕了物料在發(fā)放過程中出現(xiàn)違規(guī)發(fā)放、用途異化、謀私謀利等違規(guī)現(xiàn)象。

（五）實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化采集。所有的宣傳促銷活動(dòng)流程均在宣傳促銷管理系統(tǒng)完成，因此消費(fèi)者在申請活動(dòng)、訂單填寫、物料兌換、活動(dòng)簽收等模塊填寫的信息均被系統(tǒng)完整、準(zhǔn)確記錄和保存下來，這為今后開展消費(fèi)者針對性、個(gè)性化活動(dòng)積累了寶貴信息。

參考文獻(xiàn)：

《營銷管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用與研究》譚廣成? 商場現(xiàn)代化 2014年31期