2023年，山東濟(jì)寧市煙草專賣局辦公室持續(xù)提升全市系統(tǒng)辦公室工作質(zhì)效，更好的助力了企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)大局，有力彰顯了“政治屬性、綜合屬性、服務(wù)屬性、精益屬性”。政務(wù)保障和服務(wù)統(tǒng)籌水平不斷提升，在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化上真抓實(shí)干、勇于作為。

夯實(shí)基礎(chǔ)，檔案管理更精細(xì)

“每年的一季度是檔案管理員最忙的時候，辦公室作為檔案管理部門，就要開始組織全市檔案管理員收集上一年度的檔案資料?！鄙綎|濟(jì)寧市煙草專賣局辦公室檔案管理員林琳說?！覀兛剖一顒拥恼掌€需要存檔嗎？’‘我個人的榮譽(yù)自己知道不就行了嗎？’……在資料收集過程中，我經(jīng)常接到這樣的電話。

圖為檔案管理員對歸檔的檔案進(jìn)行梳理，確保檔案完整

針對這些問題，山東濟(jì)寧市煙草專賣局辦公室自2022年開始在檔案資料收集上發(fā)力，通過打破以往檔案資料被動收集的傳統(tǒng)模式，制定《關(guān)于開展年度檔案收集的通知》，下發(fā)《檔案收集名錄》，明確了規(guī)定需歸檔事項(xiàng)和歸檔范圍，將檔案管理部門的被動等資料變成了具體業(yè)務(wù)部門的主動交資料。同時，她們還實(shí)施檔案歸檔接口識別，梳理了機(jī)關(guān)各部門工作流程，針對需要資料歸檔環(huán)節(jié)，在流程最后一步全部加入歸檔節(jié)點(diǎn)，關(guān)聯(lián)檔案管理工作流程，確保了流程和實(shí)際工作的匹配性。

通過這種邊開展工作邊整理檔案的方式，山東濟(jì)寧市煙草專賣局辦公室夯實(shí)了檔案管理工作基礎(chǔ)，避免了事后補(bǔ)資料、痕跡化資料丟失等問題的出現(xiàn)，保證了檔案整理的及時性、有效性和完整性。

持續(xù)優(yōu)化，檔案管理更規(guī)范

“當(dāng)檔案收集完成之后，我們就會開始?xì)w檔鑒定工作。”辦公室副主任林春說?！皞鹘y(tǒng)的歸檔鑒定是對承辦部門、單位提報(bào)的擬歸檔資料進(jìn)行判斷，確定是否需要存檔，剔除沒有保存價(jià)值的文件資料。這種鑒定雖能保證大類別、大項(xiàng)目檔案的齊全，卻不能保證具體項(xiàng)目詳細(xì)資料的齊全性?！?/p>

針對如何保證收集來的文件資料符合檔案歸檔的工作要求這個問題，山東濟(jì)寧市煙草專賣局辦公室多次召集全市系統(tǒng)檔案管理人員進(jìn)行深入探討，最終決定在歸檔鑒定流程增加全面核對資料環(huán)節(jié)。

山東濟(jì)寧市煙草專賣局辦公室先后開展邀請全市范圍十余名檔案管理員開展多次頭腦風(fēng)暴，確定了“五個來源”核對法，針對每一個類別檔案制定核對依據(jù)，即：針對文書檔案，根據(jù)辦公系統(tǒng)文件目錄清單及外來收文登記表進(jìn)行核實(shí)；針對會議資料，根據(jù)計(jì)劃內(nèi)會議、計(jì)劃外會議和會議審批手續(xù)進(jìn)行核實(shí)；針對“一項(xiàng)一卷”資料，根據(jù)年度采購計(jì)劃結(jié)題項(xiàng)目進(jìn)行核實(shí)；針對合同檔案，根據(jù)辦公系統(tǒng)中用印申請進(jìn)行核實(shí)；針對影像資料，根據(jù)年鑒“大事記”和內(nèi)部網(wǎng)站進(jìn)行核實(shí)。

“通過這種核對方式，檔案管理員可以第一時間發(fā)現(xiàn)應(yīng)歸檔但未歸檔的檔案資料，及時告知部門重新提報(bào)，確保歸檔資料的完整性、準(zhǔn)確性?！鞭k公室文秘封心峰說。

流程優(yōu)化，檔案管理更高效

“所有檔案資料歸檔完畢之后，接下來就要整理入庫?！鞭k公室綜合管理員陳鳳敏說?！耙酝@個時候，我們辦公室總會遇到各基層單位、各部門反饋過來的問題。像：文書檔案是用‘三點(diǎn)一線”裝訂好還是用不銹鋼釘好、決策性會議資料和會議紀(jì)要能不能和其他資料放在一起、合同檔案需要收集哪些資料、影像檔案的光盤說明都需要標(biāo)注哪些信息’等等。”

在檔案整理入庫階段，山東濟(jì)寧市煙草專賣局辦公室在按照行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)做好“規(guī)定動作”的基礎(chǔ)上，在流程中創(chuàng)新“自選動作”，制定了《檔案整理細(xì)則指導(dǎo)書》，對文書檔案、合同檔案、照片檔案、實(shí)物印章和榮譽(yù)檔案等不同類別檔案資料的整理細(xì)則進(jìn)行了詳細(xì)描述?！拔覀兠鞔_了整理標(biāo)準(zhǔn)和入庫步驟，實(shí)現(xiàn)整理標(biāo)準(zhǔn)和入庫步驟‘雙統(tǒng)一’，提升了全市系統(tǒng)檔案管理的規(guī)范性、統(tǒng)一性。優(yōu)化檔案管理工作流程后，這些問題都得到了有效解決?！鞭k公室創(chuàng)新管理員程斐說。

與此同時，山東濟(jì)寧市煙草專賣局辦公室還在檔案整理入庫流程優(yōu)化節(jié)點(diǎn)進(jìn)行了創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)了實(shí)物檔案、照片檔案、文書檔案的關(guān)聯(lián)。以前如果需要檔案室提供曾經(jīng)獲得的榮譽(yù)實(shí)物照片和文件資料，檔案管理員需要拿著相機(jī)去榮譽(yù)室拍照，再去綜合檔案室查閱文書檔案?，F(xiàn)在，他們只需要在電腦里依次查找相關(guān)文件夾，所有資料就可以輕松找到，提高了查找和利用效率。

通過流程優(yōu)化，山東濟(jì)寧市煙草專賣局提升了檔案管理質(zhì)量，構(gòu)建了一套可遵循、可推廣的檔案管理體系。在山東省檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化驗(yàn)收中，山東濟(jì)寧市煙草專賣局被評為省級檔案標(biāo)準(zhǔn)化測評示范單位。

“開展流程建設(shè)的目的，就是將成熟的經(jīng)驗(yàn)固化成標(biāo)準(zhǔn)，并予以推廣。我們借助流程優(yōu)化，將檔案工作經(jīng)驗(yàn)固化成標(biāo)準(zhǔn)流程，直接在全市系統(tǒng)推廣使用。下一步，我們將持續(xù)優(yōu)化流程，細(xì)化措施，推動全市系統(tǒng)檔案管理工作高效化、數(shù)字化、智能化，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平整體提升?！鄙綎|濟(jì)寧市煙草專賣局辦公室主任徐彥勇說。