2023年，山東濟(jì)寧市煙草專(zhuān)賣(mài)局辦公室持續(xù)提升全市系統(tǒng)辦公室工作質(zhì)效，更好的助力了企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)大局，有力彰顯了“政治屬性、綜合屬性、服務(wù)屬性、精益屬性”。政務(wù)保障和服務(wù)統(tǒng)籌水平不斷提升，在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化上真抓實(shí)干、勇于作為。

夯實(shí)基礎(chǔ)，檔案管理更精細(xì)

“每年的一季度是檔案管理員最忙的時(shí)候，辦公室作為檔案管理部門(mén)，就要開(kāi)始組織全市檔案管理員收集上一年度的檔案資料?！鄙綎|濟(jì)寧市煙草專(zhuān)賣(mài)局辦公室檔案管理員林琳說(shuō)?！覀兛剖一顒?dòng)的照片還需要存檔嗎？’‘我個(gè)人的榮譽(yù)自己知道不就行了嗎？’……在資料收集過(guò)程中，我經(jīng)常接到這樣的電話。

圖為檔案管理員對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行梳理，確保檔案完整

針對(duì)這些問(wèn)題，山東濟(jì)寧市煙草專(zhuān)賣(mài)局辦公室自2022年開(kāi)始在檔案資料收集上發(fā)力，通過(guò)打破以往檔案資料被動(dòng)收集的傳統(tǒng)模式，制定《關(guān)于開(kāi)展年度檔案收集的通知》，下發(fā)《檔案收集名錄》，明確了規(guī)定需歸檔事項(xiàng)和歸檔范圍，將檔案管理部門(mén)的被動(dòng)等資料變成了具體業(yè)務(wù)部門(mén)的主動(dòng)交資料。同時(shí)，她們還實(shí)施檔案歸檔接口識(shí)別，梳理了機(jī)關(guān)各部門(mén)工作流程，針對(duì)需要資料歸檔環(huán)節(jié)，在流程最后一步全部加入歸檔節(jié)點(diǎn)，關(guān)聯(lián)檔案管理工作流程，確保了流程和實(shí)際工作的匹配性。

通過(guò)這種邊開(kāi)展工作邊整理檔案的方式，山東濟(jì)寧市煙草專(zhuān)賣(mài)局辦公室夯實(shí)了檔案管理工作基礎(chǔ)，避免了事后補(bǔ)資料、痕跡化資料丟失等問(wèn)題的出現(xiàn)，保證了檔案整理的及時(shí)性、有效性和完整性。

持續(xù)優(yōu)化，檔案管理更規(guī)范

“當(dāng)檔案收集完成之后，我們就會(huì)開(kāi)始?xì)w檔鑒定工作。”辦公室副主任林春說(shuō)。“傳統(tǒng)的歸檔鑒定是對(duì)承辦部門(mén)、單位提報(bào)的擬歸檔資料進(jìn)行判斷，確定是否需要存檔，剔除沒(méi)有保存價(jià)值的文件資料。這種鑒定雖能保證大類(lèi)別、大項(xiàng)目檔案的齊全，卻不能保證具體項(xiàng)目詳細(xì)資料的齊全性?！?/p>

針對(duì)如何保證收集來(lái)的文件資料符合檔案歸檔的工作要求這個(gè)問(wèn)題，山東濟(jì)寧市煙草專(zhuān)賣(mài)局辦公室多次召集全市系統(tǒng)檔案管理人員進(jìn)行深入探討，最終決定在歸檔鑒定流程增加全面核對(duì)資料環(huán)節(jié)。

山東濟(jì)寧市煙草專(zhuān)賣(mài)局辦公室先后開(kāi)展邀請(qǐng)全市范圍十余名檔案管理員開(kāi)展多次頭腦風(fēng)暴，確定了“五個(gè)來(lái)源”核對(duì)法，針對(duì)每一個(gè)類(lèi)別檔案制定核對(duì)依據(jù)，即：針對(duì)文書(shū)檔案，根據(jù)辦公系統(tǒng)文件目錄清單及外來(lái)收文登記表進(jìn)行核實(shí)；針對(duì)會(huì)議資料，根據(jù)計(jì)劃內(nèi)會(huì)議、計(jì)劃外會(huì)議和會(huì)議審批手續(xù)進(jìn)行核實(shí)；針對(duì)“一項(xiàng)一卷”資料，根據(jù)年度采購(gòu)計(jì)劃結(jié)題項(xiàng)目進(jìn)行核實(shí)；針對(duì)合同檔案，根據(jù)辦公系統(tǒng)中用印申請(qǐng)進(jìn)行核實(shí)；針對(duì)影像資料，根據(jù)年鑒“大事記”和內(nèi)部網(wǎng)站進(jìn)行核實(shí)。

“通過(guò)這種核對(duì)方式，檔案管理員可以第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)應(yīng)歸檔但未歸檔的檔案資料，及時(shí)告知部門(mén)重新提報(bào)，確保歸檔資料的完整性、準(zhǔn)確性。”辦公室文秘封心峰說(shuō)。

流程優(yōu)化，檔案管理更高效

“所有檔案資料歸檔完畢之后，接下來(lái)就要整理入庫(kù)?！鞭k公室綜合管理員陳鳳敏說(shuō)?！耙酝@個(gè)時(shí)候，我們辦公室總會(huì)遇到各基層單位、各部門(mén)反饋過(guò)來(lái)的問(wèn)題。像：文書(shū)檔案是用‘三點(diǎn)一線”裝訂好還是用不銹鋼釘好、決策性會(huì)議資料和會(huì)議紀(jì)要能不能和其他資料放在一起、合同檔案需要收集哪些資料、影像檔案的光盤(pán)說(shuō)明都需要標(biāo)注哪些信息’等等?！?/p>

在檔案整理入庫(kù)階段，山東濟(jì)寧市煙草專(zhuān)賣(mài)局辦公室在按照行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)做好“規(guī)定動(dòng)作”的基礎(chǔ)上，在流程中創(chuàng)新“自選動(dòng)作”，制定了《檔案整理細(xì)則指導(dǎo)書(shū)》，對(duì)文書(shū)檔案、合同檔案、照片檔案、實(shí)物印章和榮譽(yù)檔案等不同類(lèi)別檔案資料的整理細(xì)則進(jìn)行了詳細(xì)描述?！拔覀兠鞔_了整理標(biāo)準(zhǔn)和入庫(kù)步驟，實(shí)現(xiàn)整理標(biāo)準(zhǔn)和入庫(kù)步驟‘雙統(tǒng)一’，提升了全市系統(tǒng)檔案管理的規(guī)范性、統(tǒng)一性。優(yōu)化檔案管理工作流程后，這些問(wèn)題都得到了有效解決?！鞭k公室創(chuàng)新管理員程斐說(shuō)。

與此同時(shí)，山東濟(jì)寧市煙草專(zhuān)賣(mài)局辦公室還在檔案整理入庫(kù)流程優(yōu)化節(jié)點(diǎn)進(jìn)行了創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)了實(shí)物檔案、照片檔案、文書(shū)檔案的關(guān)聯(lián)。以前如果需要檔案室提供曾經(jīng)獲得的榮譽(yù)實(shí)物照片和文件資料，檔案管理員需要拿著相機(jī)去榮譽(yù)室拍照，再去綜合檔案室查閱文書(shū)檔案?，F(xiàn)在，他們只需要在電腦里依次查找相關(guān)文件夾，所有資料就可以輕松找到，提高了查找和利用效率。

通過(guò)流程優(yōu)化，山東濟(jì)寧市煙草專(zhuān)賣(mài)局提升了檔案管理質(zhì)量，構(gòu)建了一套可遵循、可推廣的檔案管理體系。在山東省檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化驗(yàn)收中，山東濟(jì)寧市煙草專(zhuān)賣(mài)局被評(píng)為省級(jí)檔案標(biāo)準(zhǔn)化測(cè)評(píng)示范單位。

“開(kāi)展流程建設(shè)的目的，就是將成熟的經(jīng)驗(yàn)固化成標(biāo)準(zhǔn)，并予以推廣。我們借助流程優(yōu)化，將檔案工作經(jīng)驗(yàn)固化成標(biāo)準(zhǔn)流程，直接在全市系統(tǒng)推廣使用。下一步，我們將持續(xù)優(yōu)化流程，細(xì)化措施，推動(dòng)全市系統(tǒng)檔案管理工作高效化、數(shù)字化、智能化，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平整體提升?！鄙綎|濟(jì)寧市煙草專(zhuān)賣(mài)局辦公室主任徐彥勇說(shuō)。