“開展檔案數(shù)字化之后方便多了,不管是我們找還是人家看都能快速完成,利用效率大幅提升。”湖南中煙常德卷煙廠檔案員劉玲介紹道。

近年來,為貫徹落實(shí)常德卷煙廠數(shù)字化轉(zhuǎn)型策略,該廠檔案館以檔案全生命周期管理為理論依據(jù),全面升級檔案“管”、“存”、“用”各環(huán)節(jié),有效解決檔案脹庫、檔案保護(hù)不周以及檔案利用效率較低等難題,保障了檔案數(shù)字化工作的順利推進(jìn)。

從源頭入手,做好數(shù)字化“管檔”工作

要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型,離不開數(shù)字化掃描件作為支撐,而常德卷煙廠建廠70余年,形成的珍貴歷史資料眾多,為保障檔案安全,該廠檔案館用“兩張表格”做好數(shù)字化掃描的“管檔”工作。

填寫“掃描交接表”,做到責(zé)任到人。因數(shù)字化掃描需在短時(shí)間、大批量地完成檔案出入庫。為保障檔案安全,檔案館理順工作環(huán)節(jié),要求在出庫時(shí)需由檔案員與掃描人員雙方清點(diǎn)核對,填寫檔案館自行制定的“數(shù)字化掃描交接表”,做到“交接留痕”,入庫前則需先檢查每一卷檔案是否有錯(cuò)件、漏件情況,無問題才可入庫。

填寫“掃描抽檢表”,檢驗(yàn)掃描效果。數(shù)字化掃描工作完成的終點(diǎn)絕不是掃描結(jié)束,為確保數(shù)字化掃描效果良好、掛接正確,常德卷煙廠檔案館制作《檔案數(shù)字化掃描抽檢方案》,按一定比例,從完成掛接、命名正確、圖像完整、排序正確、圖像質(zhì)量過關(guān)五大方面對數(shù)字化成果進(jìn)行抽檢并在備注處反饋第三方公司整改情況,有效形成管理閉環(huán)。

圖為常德卷煙廠檔案館庫房

從需求入手,做好數(shù)字化“用檔”工作

在2022年之前,該廠并未大范圍的開展數(shù)字化掃描項(xiàng)目,當(dāng)時(shí)查借閱主要以紙質(zhì)檔案為主,不利于檔案的長期保存,也耗費(fèi)了較大的人力物力。在此情況下,該廠檔案館通過“簡化流程、精準(zhǔn)授權(quán)、提前考慮”幾步走,做好數(shù)字化“用檔”工作。

一是簡化檔案查借閱流程。掃描完成后,該廠檔案館積極提供非涉密檔案的“電子檔”,用檔部門僅需在OA系統(tǒng)上提交流程,在未涉密的情況下,可由檔案館直接提供掃描件。二是精準(zhǔn)授權(quán)查檔人,如遇較大、較多的文件,該廠檔案館將通過共享平臺(tái)分享給查檔人,在便于反復(fù)利用的同時(shí)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)賦權(quán)。三是提前考慮日常用檔需要,將竣工圖等檔案以案卷為單位進(jìn)行掛接,方便整卷提供利用。目前該廠基本實(shí)現(xiàn)了“遠(yuǎn)程查檔”,在能夠有效避免檔案原件損傷的同時(shí),大大提升了“用檔”的工作效率。

圖為湖南中煙檔案管理專題培訓(xùn)在常德卷煙廠舉辦

從未來入手,做好數(shù)字化“存檔”工作

檔案作為歷史的見證,其保管的重要性不言而喻。該廠檔案館在做好紙質(zhì)檔案保管的基礎(chǔ)上,針對電子檔保管采用了“在線+離線”雙備份的保管模式。在線即檔案系統(tǒng)中掛接一份完整掃描件,日常利用皆通過在線下載的方式開展。離線則是準(zhǔn)備了專門的硬盤儲(chǔ)藏了兩套完整的掃描數(shù)據(jù)用做備份。針對利用頻繁的檔案,該廠檔案館還積極利用內(nèi)部云盤進(jìn)行二次存儲(chǔ),從而提升檔案保管與利用效率。

通過探索檔案全生命周期管理機(jī)制,當(dāng)前該廠檔案館數(shù)字化升級已卓有成效。其中,該廠文書檔案與科技檔案的數(shù)字化率已超過90%,多數(shù)利用工作也已通過線上完成。未來,該廠檔案館將以打造智慧檔案館為目標(biāo),繼續(xù)深化轉(zhuǎn)型工作,以檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化。