煙草在線專稿　　辦公室是整個(gè)企業(yè)的“樞紐”和“窗口”，它在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮著承上啟下、顧左聯(lián)右的作用。辦公室工作質(zhì)量如何，直接影響和體現(xiàn)著企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率和工作水平。隨著復(fù)烤企業(yè)改革的不斷深入，如何提升辦公室管理，促進(jìn)復(fù)烤企業(yè)適應(yīng)改革發(fā)展需要，使辦公室工作更好地體現(xiàn)時(shí)代性、把握規(guī)律性、富于創(chuàng)造性，不斷適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展，要成為每位辦公室人員思考的關(guān)鍵。本文主要結(jié)合云南省保山復(fù)烤廠實(shí)際，從抓住加強(qiáng)自身建設(shè)，突出服務(wù)、創(chuàng)新兩種意識(shí)，把握溝通、會(huì)議組織、策劃三個(gè)環(huán)節(jié)，提高四種能力等方面進(jìn)行闡述，以期達(dá)到拋磚引玉的目的。

　　1.背景

　　云南復(fù)烤企業(yè)的重組整合是國(guó)家局、省局推動(dòng)煙葉資源配置方式改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是進(jìn)一步深化改革、轉(zhuǎn)變發(fā)展方式、推動(dòng)復(fù)烤企業(yè)跨越式發(fā)展的戰(zhàn)略舉措。保山復(fù)烤廠有幸加入復(fù)烤集團(tuán)，正式成為復(fù)烤大家庭中的一員。按照“六統(tǒng)一”的要求，原保山復(fù)烤廠綜合管理部更改為辦公室，同時(shí)取消黨群部，人員及工作全部劃歸辦公室。改制后，辦公室成為兼有行政、黨務(wù)、工會(huì)、團(tuán)委、宣傳、車輛后勤、人事文秘、基建維修等多項(xiàng)職能的部門，工作內(nèi)容繁雜，涉及方面廣泛。在業(yè)務(wù)范圍擴(kuò)大，工作量大幅度增加的情況下，人員卻大大減少，呈現(xiàn)一人多崗，一專多能特點(diǎn)。面對(duì)這些變化，要緊緊圍繞公司加快發(fā)展戰(zhàn)略、低成本戰(zhàn)略和科技創(chuàng)新戰(zhàn)略來(lái)開展辦公室工作，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為企業(yè)服務(wù)、為基層服務(wù)；堅(jiān)持服務(wù)高質(zhì)量、運(yùn)轉(zhuǎn)高效率、工作高水平，發(fā)揮好辦公室參謀助手作用、監(jiān)督檢查作用、綜合協(xié)調(diào)作用，切實(shí)為打造“國(guó)內(nèi)一流，國(guó)際先進(jìn)”的打葉復(fù)烤企業(yè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

　　2.存在的問題及不足

　　2.2.1工作效率不高

　　辦公室承擔(dān)著對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層決議的傳達(dá)職能，它從屬于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層之下，長(zhǎng)期以來(lái)，很多辦公室人員誤認(rèn)為自己的職責(zé)就是領(lǐng)導(dǎo)吩咐做什么就做什么，在工作中遇到什么困難就解決什么困難，有事情做就做，沒有事情做就等，由于這種相對(duì)懈怠的工作態(tài)度，導(dǎo)致了辦公室工作缺少主動(dòng)性、計(jì)劃性以及適當(dāng)?shù)某靶?#xff0c;使辦公室的工作永遠(yuǎn)處于被動(dòng)，總是受制于突發(fā)狀況，總讓問題帶著走，長(zhǎng)此以往，使辦公室工作人員精神長(zhǎng)期處于疲憊狀態(tài)，造成工作效率減弱。

　　2.2.2學(xué)習(xí)主觀能動(dòng)性不強(qiáng)

　　由于辦公室平時(shí)工作業(yè)務(wù)量比較大，導(dǎo)致學(xué)習(xí)不夠深入、不夠?qū)I(yè)，親自下基層調(diào)研的少，可供領(lǐng)導(dǎo)參閱的有價(jià)值的調(diào)研報(bào)告少。這些問題影響接下來(lái)的工作，導(dǎo)致自己在學(xué)習(xí)上缺乏深度和廣度，系統(tǒng)性和科學(xué)性，存在“三多三少”的問題，即實(shí)踐方面研究多一些，理論問題探討少一些；業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)多，事關(guān)發(fā)展的東西學(xué)習(xí)少；自己感興趣的東西學(xué)習(xí)多，不感興趣的東西學(xué)習(xí)少。

　　2.2.3部分辦公室人員素質(zhì)有待加強(qiáng)

　　龐雜繁瑣的辦公室事務(wù)性工作很容易使辦公室人員落到事務(wù)的泥潭。長(zhǎng)期以來(lái)，辦公室人員缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，整體素質(zhì)總徘徊在較低位置，雖然許多辦公室人員身兼數(shù)職，事務(wù)繁忙，但是處理事務(wù)多以經(jīng)驗(yàn)主義、拿來(lái)主義為主要思路，很少能在解決問題的過程中提高自身的素質(zhì)，缺乏素質(zhì)提高的路徑，從而影響了工作的效率?！?/p>

　　2.2.4工作創(chuàng)新力度不夠

　　大部分工作都是按照領(lǐng)導(dǎo)的決策和部署不折不扣地抓落實(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)提出創(chuàng)新性的意見比較少。同時(shí)，在抓落實(shí)中遇到棘手問題顧慮較多，求穩(wěn)怕亂，過多地依賴領(lǐng)導(dǎo)，工作缺乏創(chuàng)新，缺乏亮點(diǎn)。

　　3.提高辦公室管理的思路

　　3.1緊抓一條主線

　　在今后的工作中，要緊緊加強(qiáng)自身建設(shè)這一主線，充分發(fā)揮辦公室中心工作。通過加強(qiáng)企業(yè)班子建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)、規(guī)范建設(shè)、企業(yè)文化建設(shè)等工作，不斷增強(qiáng)辦公室的凝聚力、戰(zhàn)斗力和執(zhí)行力，同時(shí)，要按照公司黨政班子的工作思路和總體要求籌劃、安排工作。不斷增強(qiáng)工作的主動(dòng)性和預(yù)見性，超前考慮問題，謀事在先，提出工作預(yù)案，并主動(dòng)抓好重要部署、重要決策的組織實(shí)施。全面發(fā)揮參謀、助手、樞紐、協(xié)調(diào)、保障、指導(dǎo)等職能和作用，搞好信息反饋和督促檢查工作，加強(qiáng)與各部門的橫向聯(lián)系，加強(qiáng)交流與合作，逐步形成相互支持，運(yùn)轉(zhuǎn)流暢，步調(diào)一致，協(xié)同運(yùn)作的整體，為企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定健康協(xié)調(diào)發(fā)展添磚加瓦。

　　3.2突出兩種意識(shí)

　　3.2.1突出服務(wù)意識(shí)，提升現(xiàn)代復(fù)烤加工服務(wù)企業(yè)新形象　

　　保山復(fù)烤廠自投產(chǎn)以來(lái)，所生產(chǎn)的煙葉成品水分，重量等合格率均為　100%。目前，已與紅云紅河集團(tuán)、山東、陜西、江蘇、湖南、廣西、浙江、福建等10多家工業(yè)公司建立長(zhǎng)期合作關(guān)系。每年都要面對(duì)各家煙廠的監(jiān)打人員和客戶。辦公室承擔(dān)著重要的接待任務(wù)。為此，要加強(qiáng)和客戶的溝通與協(xié)調(diào)，更好地為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，搭建相互了解、誠(chéng)信互動(dòng)、密切配合、互諒互利的平臺(tái)，切實(shí)樹立企業(yè)良好的形象；聽取客戶的合理化建議，采用溝通與協(xié)調(diào)的方式，收集最新、最佳的客戶加工要求，不斷滿足客戶的個(gè)性化要求；　要及時(shí)收集和反饋客戶需求，為企業(yè)改進(jìn)生產(chǎn)工藝建言獻(xiàn)策。在實(shí)際工作中要接待好每一起來(lái)訪。每位成員對(duì)來(lái)訪者，都要熱心接待，耐心聽訴，細(xì)心詢問，誠(chéng)心協(xié)調(diào)，做到以心比心，換位思考，使上訪者的合理要求得以落實(shí)和解決；要服務(wù)好每一場(chǎng)會(huì)議。每位辦會(huì)者必須提前思考，周密布置，認(rèn)真搞好服務(wù)；要處理好重點(diǎn)與一般、主動(dòng)與被動(dòng)、上級(jí)與下降的關(guān)系，抓好部門之間的“共同點(diǎn)”，內(nèi)外之間的“切入點(diǎn)”、輕重之間的“著力點(diǎn)”，切實(shí)提高服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平和服務(wù)效果。

　　3.2.2突出創(chuàng)新意識(shí)，不斷創(chuàng)造新特色、實(shí)現(xiàn)新突破

　　辦公室工作有一定的被動(dòng)性，即按照領(lǐng)導(dǎo)的要求辦。但如何把領(lǐng)導(dǎo)的要求落實(shí)好，需要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極主動(dòng)地出主意、想辦法，處理好被動(dòng)與主動(dòng)的關(guān)系，高質(zhì)量、高效率完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。特別是現(xiàn)在，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的質(zhì)量和效率要求很高，這既是壓力也是動(dòng)力。要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的要求，必須增強(qiáng)創(chuàng)新的思維能力，增強(qiáng)創(chuàng)新的實(shí)踐能力，學(xué)會(huì)運(yùn)用新思路、新辦法、新措施去解決新問題。要從工作思路、工作方法、工作手段上加以系統(tǒng)思考、重點(diǎn)改進(jìn)和有序創(chuàng)新。要從點(diǎn)滴做起，無(wú)論是組織一次活動(dòng)，還是開好一次會(huì)議，起草一篇文稿，在內(nèi)容和形式上都應(yīng)積極創(chuàng)新。要?jiǎng)?chuàng)新思想觀念，破除安于現(xiàn)狀的思想，樹立爭(zhēng)創(chuàng)一流的意識(shí)；破除被動(dòng)應(yīng)付的思想，樹立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)；破除唯書唯上的思想，樹立求真務(wù)實(shí)的意識(shí)；破除墨守成規(guī)的思想，樹立時(shí)效優(yōu)先意識(shí)。要?jiǎng)?chuàng)新工作方法，真正做到圍繞服務(wù)大局去調(diào)研，研究新對(duì)策、新措施；圍繞服務(wù)中心抓落實(shí)，利用新手段、新途徑；圍繞服務(wù)當(dāng)參謀，提出新思路、新建議；圍繞基層搞服務(wù)，拓寬新領(lǐng)域、新渠道。只有這樣，才能主動(dòng)創(chuàng)新和持續(xù)創(chuàng)新，使辦公室工作不斷創(chuàng)造新特色、實(shí)現(xiàn)新突破，取得新成績(jī)。

　　3.3把握三個(gè)環(huán)節(jié)

　　3.3.1把握溝通處理環(huán)節(jié)

　　搞好溝通協(xié)調(diào)，是辦公室的一項(xiàng)基本職能，也是保證領(lǐng)導(dǎo)作用發(fā)揮和工作順暢運(yùn)轉(zhuǎn)的客觀要求和重要工作手段。保山復(fù)烤廠以后工作不但面臨云南省復(fù)烤總公司，而且要與保山市局（公司）、當(dāng)?shù)卣芮新?lián)系。所以在工作中處理起來(lái)比較復(fù)雜。在工作中，一定要在重大問題的決策上加強(qiáng)溝通，發(fā)揮好橋梁紐帶作用。辦公室與領(lǐng)導(dǎo)接觸多，參與政務(wù)多，掌握情況多，理解主要領(lǐng)導(dǎo)意圖比較快，在重大事項(xiàng)決策前的信息溝通、維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)決策的權(quán)威上具有重要作用。在實(shí)際工作中，既要善于把主要領(lǐng)導(dǎo)謀劃推動(dòng)工作的想法思路傳遞給班子成員，又要善于把班子成員中正確的意見建議反饋給主要領(lǐng)導(dǎo)，不斷提高決策的科學(xué)性和可操作性。另一方面，要圍繞推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)決策部署落實(shí)，搞好綜合協(xié)調(diào)。妥善處理好上下之間、左右之間、內(nèi)外之間的關(guān)系，善于調(diào)動(dòng)各方面的積極性，共同做好工作。既要堅(jiān)持原則，按規(guī)矩辦事，根據(jù)職責(zé)分工進(jìn)行責(zé)任分解，明確目標(biāo)任務(wù)，充分調(diào)動(dòng)發(fā)揮各職能部門的作用；又要善于溝通，商量辦事，注意聽取各方面的意見，加強(qiáng)協(xié)商，求同存異，團(tuán)結(jié)各部門共同做好工作。

　　3.3.2把握會(huì)議組織環(huán)節(jié)

　　保山復(fù)烤廠近年來(lái)逐步改變了會(huì)議模式，主要以廠長(zhǎng)辦公會(huì)為主，開會(huì)前先由各部門選好要討論、通報(bào)、安排的事項(xiàng)，由辦公室匯總后在會(huì)上逐一討論，這一模式較好，精簡(jiǎn)了會(huì)議，節(jié)約了時(shí)間。作為辦公室人員，下一步，在開會(huì)前要確定會(huì)議的目的（你試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果？會(huì)議準(zhǔn)備做出什么樣的決定？準(zhǔn)備取得什么的行動(dòng)方案？）；要準(zhǔn)備議事日程。列出與會(huì)議目的有關(guān)的項(xiàng)目。依重要程度進(jìn)行項(xiàng)目排序。把有關(guān)項(xiàng)目歸并為一組。限定每個(gè)項(xiàng)目的商議時(shí)間；要在會(huì)前將會(huì)議議事日程和整理好的文件在與會(huì)人中間傳閱；要根據(jù)討論的問題限定與會(huì)人員；在正式開會(huì)之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡(jiǎn)要告訴大家要選好會(huì)議內(nèi)容；要做好后勤保障，細(xì)化會(huì)議安排。每次會(huì)議都應(yīng)認(rèn)真、詳細(xì)地做好會(huì)議的策劃和實(shí)施方案，包括會(huì)議宗旨、任務(wù)、主題、議題、議程、形式、特邀人員、參加人員等，并責(zé)成專門人員負(fù)責(zé)實(shí)施?！?/p>

　　3.3.3把握統(tǒng)籌策劃環(huán)節(jié)

　　“凡事預(yù)則立，不預(yù)則克”，策劃的作用非常大。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，要想為領(lǐng)導(dǎo)出好注意，當(dāng)好“參謀”，就要不斷提高謀劃能力。要著重處理好三個(gè)方面的關(guān)系：一是大與小的關(guān)系。無(wú)論大事、小事，都要考慮周全、周密部署、不出紕漏，既抓西瓜又撿芝麻；二是輕與重的關(guān)系。要分清輕重緩急，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，尋求重點(diǎn)突破，避免眉毛胡子一把抓；三是遠(yuǎn)與近的關(guān)系。既要緊緊咬住長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃的總體目標(biāo)不放松，又要把細(xì)化量化的階段性目標(biāo)抓實(shí)抓好，堅(jiān)持著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，立足當(dāng)前，保證工作穩(wěn)步推進(jìn)、扎實(shí)向前。

　　3.4努力提高四種能力

　　3.4.1提高口頭表達(dá)能力

　　“上情下達(dá)，下情上報(bào)”，是辦公室工作人員的家常便飯，必須具有很強(qiáng)的口頭表達(dá)能力，才能將上級(jí)的指示、下級(jí)的請(qǐng)示和自已的思想觀點(diǎn)、意見、建議，及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地傳遞給他人，以便采納和推廣。如果沒有