煙草在線專稿　　2014年全國(guó)煙草行業(yè)企業(yè)管理現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議精神召開(kāi)后，通過(guò)傳達(dá)貫徹落實(shí)相關(guān)會(huì)議文件精神，使我對(duì)企業(yè)為什么開(kāi)展精益管理、如何落實(shí)好精益管理工作有了新的的認(rèn)識(shí)和理解，針對(duì)工作實(shí)際，我對(duì)煙草行業(yè)基層單位綜合辦公室工作在精益化管理過(guò)程中存在的難點(diǎn)和對(duì)策、如何實(shí)施精細(xì)化管理、如何提升辦公室的精益化管理職能進(jìn)行了進(jìn)一步的思考，通過(guò)思考，使我認(rèn)識(shí)到，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入發(fā)展，煙草行業(yè)所面臨的國(guó)內(nèi)外不斷變化的形式要求，對(duì)照行業(yè)所面臨的挑戰(zhàn)，作為煙草行業(yè)基層單位的綜合辦公室，其承擔(dān)著運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐的職能，同時(shí)也呈現(xiàn)出了多樣性、特殊性等多元化的發(fā)展趨勢(shì)，在這樣的形勢(shì)下，怎樣做好辦公室工作是當(dāng)前務(wù)必思考和探索的關(guān)鍵性問(wèn)題?；鶎泳C合辦公室工作管理就好比整個(gè)企業(yè)管理的潤(rùn)滑劑，適量的潤(rùn)滑可以使企業(yè)這部運(yùn)轉(zhuǎn)的車輪轉(zhuǎn)得更輕、更穩(wěn)、更快，本文結(jié)合自身理解，對(duì)辦公室工作精細(xì)化管理的難點(diǎn)和對(duì)策、以及如何落實(shí)好精益化管理工作進(jìn)行論述。

　　全面推進(jìn)精益管理是煙草行業(yè)提升企業(yè)管理水平的一項(xiàng)重要舉措，是對(duì)管理理念的再升華、管理水平的再提升、管理文化的再塑造，通過(guò)精益管理，細(xì)摳管理環(huán)節(jié)，重塑管理文化，運(yùn)用精益工具，擬補(bǔ)管理短板，不斷消除浪費(fèi)，提升效率效益，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展提質(zhì)增效升級(jí)。德魯克在《卓有成效的管理者》一書(shū)中說(shuō)：“管理好的企業(yè)，總是單調(diào)無(wú)味，沒(méi)有任何激動(dòng)人心的事件。那是因?yàn)榉彩强赡馨l(fā)生的危機(jī)早已被預(yù)見(jiàn)，并將它們轉(zhuǎn)化為例行作業(yè)?！币氡M最大的努力預(yù)見(jiàn)危機(jī)，就必須做好綜合辦公室的工作，而做好辦公室工作的關(guān)鍵與核心，要以掌握工作的內(nèi)在規(guī)律為前提，大力的推進(jìn)科學(xué)化和精細(xì)化的管理，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，使得各項(xiàng)工作更加科學(xué)、明晰、嚴(yán)密，更要結(jié)合實(shí)際，從細(xì)節(jié)抓起，以細(xì)化、量化、標(biāo)準(zhǔn)化為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)各項(xiàng)工作有效的開(kāi)展。

　　圍繞行業(yè)“謀劃‘三大課題’，提升‘五個(gè)形象’”，結(jié)合“精益管理做除法”的工作要求，煙草行業(yè)基層綜合辦公室工作要實(shí)現(xiàn)“高效協(xié)調(diào)、快速響應(yīng)、上下聯(lián)動(dòng)、優(yōu)化節(jié)點(diǎn)、有效作為”的精益化工作管理理念，就要努力在深化和細(xì)化上下功夫，在實(shí)招和實(shí)效上求突破，要向精益管理、節(jié)約成本、減少浪費(fèi)上要效益。

　　一、企業(yè)辦公室管理精細(xì)化的現(xiàn)狀分析

　　（一）精細(xì)化管理的內(nèi)涵。精細(xì)化管理最早源于20世紀(jì)50年代的日本，相關(guān)的資料中給出了這樣的定義：現(xiàn)代企業(yè)管理的必然要求，也是一種最大限度減少資源損耗，降低管理成本的管理方式，它以社會(huì)分工的精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化為現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種最大限度的減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。簡(jiǎn)而言之，精益化管理就是落實(shí)管理責(zé)任，并將其具體化和明確化，管理專家汪中求認(rèn)為：精細(xì)化的時(shí)代已經(jīng)到來(lái)、細(xì)節(jié)決定成敗。

　　（二）個(gè)別企業(yè)將精細(xì)化管理流于形式，形同虛設(shè)。目前，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，在國(guó)家以“經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心”的背景下，各企業(yè)面臨很大的經(jīng)濟(jì)壓力，煙草行業(yè)在內(nèi)外控?zé)熣叩耐苿?dòng)下，逐步走向了風(fēng)口浪尖，深入推進(jìn)精細(xì)化管理已經(jīng)成為迫在眉睫的舉措，而企業(yè)要落實(shí)精益管理工作，重在推進(jìn)綜合辦公室的精益管理工作逞能，此項(xiàng)職能推廣應(yīng)用的好壞，直接反應(yīng)出管理水平的高低，但是，個(gè)別人員將精細(xì)化片面的理解為著眼于小事，更有甚者將精細(xì)化錯(cuò)誤的解釋為“繁文縟節(jié)”，增加許多不必要過(guò)程和手續(xù)，不僅使得精細(xì)化流于形式，更阻礙了企業(yè)的發(fā)展，降低了辦事效率。當(dāng)然，企業(yè)辦公室工作管理的精細(xì)化需要一個(gè)不斷完善的過(guò)程，也沒(méi)有什么固有的模式可以效仿，這就要求我們要從管理的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)中不斷的歸納和總結(jié)，只有不斷的發(fā)展創(chuàng)新，具體問(wèn)題具體分析，才能保證精細(xì)化為企業(yè)辦公室工作的管理發(fā)揮最大的作用。

　　二、辦公室工作精細(xì)化管理難點(diǎn)和對(duì)策分析

　　（一）為什么要提升辦公室精益化管理水平。企業(yè)要發(fā)展，要做大，必須有一個(gè)英明的決策層，制定高遠(yuǎn)的企業(yè)規(guī)劃，必須有一個(gè)堅(jiān)實(shí)能干的團(tuán)隊(duì)，并具有很強(qiáng)的執(zhí)行力，企業(yè)在運(yùn)作過(guò)程中如同一個(gè)轉(zhuǎn)動(dòng)的車輪，所有零部件必須嚴(yán)密結(jié)合，充分發(fā)揮本身的作用，才能跑得快，跑得穩(wěn)，才不會(huì)在跑動(dòng)的過(guò)程中散架，綜合辦公室管理職責(zé)，從廣義上包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理、資金結(jié)算管理等四個(gè)方面，狹義上指以行政部門(mén)為主，負(fù)責(zé)行政事務(wù)和辦公事務(wù)，具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動(dòng)，日常辦公事務(wù)管理，秘書(shū)工作，公文管理，會(huì)議管理，辦公物品管理，還涉及生活后勤管理，車輛、安全保衛(wèi)管理等等。但最終目標(biāo)是通過(guò)各種規(guī)章制度和人為努力使部門(mén)之間形成密切配合的關(guān)系，使整個(gè)企業(yè)在運(yùn)作過(guò)程中成為一個(gè)高速并且穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的整體，用合理的成本換來(lái)員工最高的工作積極性，提高工作效率，成企業(yè)目標(biāo)發(fā)展任務(wù)，綜合辦公室工作是千頭萬(wàn)緒的，紛繁復(fù)雜，它涉及到企業(yè)內(nèi)部上下左右，里里外外的溝通，協(xié)調(diào)、管理、服務(wù)是綜合辦公室綜合管理職能在企業(yè)中的三大功能，其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本，由于工作的繁雜性，稍有一個(gè)細(xì)節(jié)安排不周或處理得不細(xì)，都會(huì)帶來(lái)不良的影響，有時(shí)還會(huì)給企業(yè)管理帶來(lái)一定的難度，甚至?xí)l(fā)重要決策上的變更。因此，企業(yè)行政工作的關(guān)鍵在于“細(xì)”，在于“精”，所以辦公室管理工作更應(yīng)加強(qiáng)精細(xì)化管理。精細(xì)化管理是以精細(xì)操作的管理為基本特征，通過(guò)提高職工素質(zhì)，克服惰性，強(qiáng)化鏈接，協(xié)作管理，從而提高一個(gè)企業(yè)、一個(gè)部門(mén)整體效益的管理方法。通俗地講，精細(xì)化管理體制就是由過(guò)去的粗放型管理向集約型管理的轉(zhuǎn)變，是一種意識(shí)、一種觀念、一種認(rèn)真的態(tài)度，一種精益求精的文化，也是我們?cè)谧龊酶黜?xiàng)工作中需不斷追求并持之以恒堅(jiān)持不懈的理念，企業(yè)的每一位員工都是企業(yè)精細(xì)化管理的對(duì)象、載體和參與者，都是企業(yè)精細(xì)化管理的主體和實(shí)施者，只有每個(gè)人都參與到此項(xiàng)管理中來(lái)，管理工作才能高效開(kāi)展、高質(zhì)量完成、精細(xì)化的管理才有可能落到實(shí)處，得到實(shí)現(xiàn)。在煙草行業(yè)已經(jīng)要求我們步入了精細(xì)化管理時(shí)代的當(dāng)前，行業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)莫過(guò)于精細(xì)、行業(yè)賴以生存的生命線莫過(guò)于精細(xì)，成功更在于細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)決定成敗，這就要求要側(cè)重談辦公室工作的精細(xì)化管理。

　　（二）辦公室工作精細(xì)化管理的難點(diǎn)

　　崗位職責(zé)不清，缺乏溝通。辦公室崗位中兼職崗位多，存在個(gè)別工作崗位崗位職責(zé)不明確的現(xiàn)象，容易造成有的工作交叉重疊，有的崗位工作又出現(xiàn)空白。只有進(jìn)一步確定了每個(gè)工作人員的職責(zé)，才能使辦公室工作面面俱到，做到既無(wú)重疊又無(wú)空白。但是辦公室工作又需要密切合作的辦公室人員除了需要完成本崗位工作之外，還需要具有相互幫助，共同協(xié)作的精神。

　　辦公室人員隊(duì)伍效率低。辦公室工作除了對(duì)專業(yè)理論水平的要求外，更多的需要經(jīng)驗(yàn)的積累和高度的責(zé)任感，對(duì)崗位工作和領(lǐng)導(dǎo)交待的事項(xiàng)必須要一件不落的按時(shí)高質(zhì)量完成，辦公室工作中最忌諱懶懶散散，辦事拖拖拉拉，因?yàn)檗k公室工作基本都是時(shí)限性比較強(qiáng)的工作，辦事效率太低就會(huì)誤事，就會(huì)漏掉臨時(shí)安排交辦的其他工作。

　　沒(méi)有建立辦公室工作法治秩序。為了做好紛繁復(fù)雜的辦公室工作，辦公室負(fù)責(zé)人不能一會(huì)兒左一會(huì)兒右，毫無(wú)頭緒地整天瞎忙，或是被領(lǐng)導(dǎo)一會(huì)兒支到東，一會(huì)兒支到西，結(jié)果村村起火、處處冒煙、費(fèi)力不討好，不知道自己整天都忙了些什么。辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)該有“泰山崩于前而色不變的定性”，不管風(fēng)吹浪打，勝似閑庭信步，有自己的主見(jiàn)，能夠根據(jù)事情的輕重緩急，做好安排，指揮若定。

　　（三）辦公室工作精細(xì)化管理的對(duì)策。為了杜絕表面化、形式化的現(xiàn)象發(fā)生，使得精細(xì)化管理深入人心，為企業(yè)更好的服務(wù)，需要做到以下幾點(diǎn)：

　　1、不斷的完善流程，建立健全相關(guān)制度，使精細(xì)化落到實(shí)處。目前對(duì)于大部分企業(yè)來(lái)說(shuō)，辦公室管理的精細(xì)化還只是一個(gè)概念，在工作的過(guò)程中不免會(huì)出現(xiàn)這樣或者那樣的錯(cuò)誤，因此，更應(yīng)該用“制度化”和“規(guī)范化”來(lái)全面提升其精細(xì)管理的質(zhì)量，不同企業(yè)針對(duì)自身的特點(diǎn)，理論結(jié)合實(shí)踐，具體問(wèn)題具體分析，制定出一套完成、健全的流程，辦公室人員各司其職，各個(gè)工作環(huán)節(jié)、各項(xiàng)工作嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。精細(xì)化就是要求每一項(xiàng)工作，每一個(gè)流程都落實(shí)精確，分毫不差。辦公室的主要責(zé)任包括協(xié)調(diào)、監(jiān)督、宣傳等多項(xiàng)職能，因此企業(yè)辦公室工作管理精細(xì)化的實(shí)現(xiàn)就必須將各項(xiàng)職能下分到每個(gè)環(huán)節(jié)和崗位，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，一旦在工作中出現(xiàn)了問(wèn)題或紕漏，能夠找到負(fù)責(zé)人，第一時(shí)間快速有效地解決問(wèn)題。

　　2、加大宣傳力度，培養(yǎng)和堅(jiān)持精細(xì)化理念。“精細(xì)化”管理想要真正的深入人心，有效開(kāi)展，就必須加大宣傳力度，加強(qiáng)思想建設(shè)，在辦公室人員中建立和培養(yǎng)起精細(xì)化的理念，制度只能約束人們的行為，將生硬的制度變?yōu)槿藗兊臐撘颇?#xff0c;才能更好的實(shí)現(xiàn)這樣一種管理。在企業(yè)不斷的發(fā)展壯大中，應(yīng)當(dāng)把這種“精細(xì)化”的制度變成一種“精品文化”，只有以“精品”來(lái)要求自己，才能在工作中不斷的自我超越，提升精細(xì)化的含金量，更長(zhǎng)久的保持其活力，促使辦公室人員將精細(xì)化的管理制度轉(zhuǎn)化為精細(xì)化的工作習(xí)慣，才是“精細(xì)化”的本質(zhì)所在，只有這樣“，精細(xì)化”才能在企業(yè)辦公室的管理中發(fā)揮最大的效用。

　　3、精細(xì)化管理要體現(xiàn)在辦公室員工意識(shí)的增強(qiáng)、細(xì)節(jié)的落實(shí)當(dāng)中。精細(xì)化管理是行業(yè)在當(dāng)前提出的管理模式的升華，它不僅可以全面提升部門(mén)的管理水平，也可以有效地提高職工工作的主動(dòng)性、積極性和工作效率。尤其是辦公室工作，事務(wù)繁雜，被動(dòng)性強(qiáng)，突發(fā)性工作多。不論服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)還是對(duì)上接待，不論督查督辦，還是上情下達(dá)，稍有疏忽或大意，就有可能造成損失或鑄成大錯(cuò)，在實(shí)際工作中，我們要通過(guò)組織大家一起認(rèn)真學(xué)習(xí)、體會(huì)、探討精細(xì)化管理工作，充分認(rèn)識(shí)精細(xì)化管理的重要