煙草在線專稿　　近年來，在江西省局和南昌市檔案局的關(guān)心、指導(dǎo)下，南昌市局強(qiáng)化檔案管理工作，通過幾年努力，在檔案資料收集、檔案安全保管，檔案管理水平，軟硬件升級(jí)、檔案利用等方面取得了一定成效，2013年、2014年市局本級(jí)被評(píng)為“檔案工作規(guī)范化管理省二級(jí)單位”、“檔案工作規(guī)范化管理省一級(jí)單位”。下面筆者談?wù)勱P(guān)于檔案的強(qiáng)化理念和完善辦法。

　　一、領(lǐng)導(dǎo)重視，更新觀念

　　一是領(lǐng)導(dǎo)重視是確保檔案工作順利開展并取得成效的保障。近年來，南昌市局領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，將檔案工作作為企業(yè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作來抓，在檔案設(shè)施購(gòu)置、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、經(jīng)費(fèi)等方面都給予大力支持，為檔案人員有效開展工作創(chuàng)造了良好的條件。

　　2011年初，由于人事變動(dòng)和工作需要，市局（公司）調(diào)整了領(lǐng)導(dǎo)班子分工，明確由黨組成員、紀(jì)檢組長(zhǎng)舒鵬同志分管辦公室工作，并專門成立了檔案室，設(shè)檔案室副主任1名，專職負(fù)責(zé)檔案管理工作，檔案室與辦公室合署辦公。檔案室不但負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司各部門各種門類和載體的檔案，對(duì)機(jī)關(guān)各部門文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，還對(duì)下轄各縣區(qū)局的檔案管理工作實(shí)行宏觀管理和指導(dǎo)，做到了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)。目前，市局配備了專職檔案室副主任1名，機(jī)關(guān)及縣區(qū)局兼職檔案工作人員12名。

　　二是加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。通過聘請(qǐng)南昌市檔案局專家為全市系統(tǒng)專兼職檔案員授課，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等方式，進(jìn)一步提高全市系統(tǒng)專（兼）職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。市局13名檔案管理人員均已通過培訓(xùn)，并取得上崗資格。2013年9月，市局還選派了4名同志參加了國(guó)家檔案局舉辦的檔案管理培訓(xùn)班，進(jìn)一步提升了檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。

　　三是嚴(yán)抓制度建設(shè)。制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格依法做好檔案工作，是新形勢(shì)下對(duì)檔案工作的迫切要求。2013年初，市局（公司）進(jìn)一步建立健全了檔案的保管、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)和利用等管理制度，更新了《南昌市煙草專賣局（公司）機(jī)關(guān)檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)圖》，建立了完備的檔案交接手續(xù)，做到用制度規(guī)范檔案管理工作。

　　二、科學(xué)規(guī)范，切實(shí)提高檔案整理水平

　　一是檔案分類科學(xué)規(guī)范。為了加強(qiáng)檔案管理，更好地理順檔案工作的管理關(guān)系，市局（公司）依據(jù)工作實(shí)際將檔案分為文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等6大類。截止2014年，市局（公司）檔案室共保管1984年至2000年的文書檔案1028卷，2001年至2013年的文書檔案11429件；會(huì)計(jì)檔案5478卷，專賣檔案3798卷，基建檔案169卷，人事檔案520卷，聲像檔案23卷，實(shí)物檔案（獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀等）110件。

　　二是修訂文件材料歸檔范圍和保管期限表。根據(jù)國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）及省局（公司）編制的《全省系統(tǒng)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（贛煙辦綜[2008]74號(hào)）有關(guān)要求，南昌市局結(jié)合實(shí)際，制定了《南昌市煙草專賣局（公司）文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，對(duì)公司各部門文書檔案保管期限予以了詳細(xì)明確，并通過了南昌市檔案局的審批。

　　三是文件材料嚴(yán)格按照規(guī)范要求整理。在文件材料的整理上，市局一直嚴(yán)格按照檔案工作有關(guān)要求執(zhí)行。其中文書檔案整理質(zhì)量按照《江西省文件材料整理規(guī)范》進(jìn)行，分類科學(xué)，合理劃分了保管期限，做到了排列合理、編輯正確、裝訂整齊，檔號(hào)章、檔案盒、盒內(nèi)備考表填寫符合規(guī)范要求；科技檔案整理符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》的規(guī)定；會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案整理也比較符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《照片檔案整理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　三、改造庫(kù)房、引進(jìn)設(shè)備，不斷完善硬件條件

　　隨著近年來企業(yè)的不斷發(fā)展，南昌市局（公司）檔案的保護(hù)保管條件也得到了不斷改善。為解決檔案室?guī)齑婢o張的問題，市局（公司）將檔案室由公司辦公樓10樓搬遷到11樓，檔案室面積也由過去的50平方米擴(kuò)大到現(xiàn)在的65平方米，做到了辦公、閱覽、庫(kù)房“三分開”。同時(shí)在原有7列檔案密集架的基礎(chǔ)上又新增了7列質(zhì)量?jī)?yōu)良的檔案密集架，目前共有14列檔案密集架，為公司各種門類和載體的檔案存放創(chuàng)造了良好的條件，也為以后的檔案入庫(kù)預(yù)留了充足的空間。

　　另一方面，為改善檔案保管條件，確保檔案安全，為檔案庫(kù)房配置了中央空調(diào)、防盜門、滅火器、防霉藥、防光窗簾、溫濕度計(jì)，并新購(gòu)置了消毒柜、除濕機(jī)、防磁柜等檔案設(shè)備，并按要求購(gòu)買了足夠數(shù)量的無(wú)酸檔案盒。

　　四、積極探索，切實(shí)做好檔案開發(fā)利用

　　做好檔案管理工作，最終的目的是為了利用檔案為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。因此，南昌市局按照相關(guān)要求，積極探索，努力做好檔案的開發(fā)利用工作。

　　一是開展數(shù)字化檔案掃描工作。根據(jù)省局（公司）開展數(shù)字化檔案掃描工作安排，南昌市局從2014年3月起至7月初，對(duì)市局及下屬縣區(qū)局成立以來的文書檔案、基建檔案及重要資料全部進(jìn)行了數(shù)字化掃描，目前文書類檔案已基本實(shí)現(xiàn)掃描掛接。此外，市局本級(jí)所有照片檔案、光盤檔案和實(shí)物檔案全部著錄“江西煙草數(shù)字化檔案系統(tǒng)”中，基本實(shí)現(xiàn)了2008年至2013年的紙質(zhì)、實(shí)物檔案與數(shù)字化檔案的“一對(duì)一”。

　　二是做好有關(guān)目錄和資料的接收工作。在機(jī)關(guān)各部門移交檔案時(shí)，要求各部門填寫《南昌市煙草公司檔案移交（接收）登記表》，做到交接手續(xù)完備。同時(shí)，做好了《中國(guó)煙草年鑒》、《南昌年鑒》等重要資料的接收保管工作。

　　三是認(rèn)真開展檔案史料的匯編工作。為進(jìn)一步豐富檔案內(nèi)容，開發(fā)檔案信息資源，提升檔案服務(wù)功能，通過調(diào)閱大量檔案資料撰寫了《南昌市年鑒》煙草部分、大事記、調(diào)研材料匯編、文件匯編、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編等。隨著企業(yè)的改革發(fā)展，尤其是在編纂《煙草志》期間，這些編研資料不僅方便了檔案的檢索，提高了檔案的利用率，而且為更好地開展工作提供了資料保障。