煙草在線專稿　　目前，在“法治中國(guó)”建設(shè)的大環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部的法治氛圍也日益濃厚，“依法治企”的要求越來(lái)越嚴(yán)格。制度是企業(yè)內(nèi)部的“法”，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作的規(guī)范和依據(jù)，是企業(yè)員工行為舉止的準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)。既然制度是“法”，那必然有其制定的嚴(yán)肅性、系統(tǒng)性，管理的規(guī)范性、科學(xué)性。一份制度文件究竟是如何制定的，又是如何發(fā)布的，直至正式運(yùn)行的呢？

　　第一站：立項(xiàng)

　　不僅是做一個(gè)項(xiàng)目要立項(xiàng)，制定制度也是要立項(xiàng)的。一個(gè)企業(yè)的所有制度構(gòu)成了一個(gè)制度管理體系，既然是體系，那么就存在制度文件的層次，不同層次的制度文件或同一層次不同制度文件間是有邏輯關(guān)系，是系統(tǒng)化的、相互支撐、相互影響的，因此，制度的新建、修訂和廢止都不是一個(gè)隨意的行為，是需要有事先的策劃，由制度需求部門根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境的變化和業(yè)務(wù)運(yùn)作的實(shí)際情況，提出年度制度制修訂需求計(jì)劃，制度歸口管理部門匯總初審后，提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，正式立項(xiàng)后再按照計(jì)劃執(zhí)行。沒(méi)有納入年度計(jì)劃的臨時(shí)性的制度制修訂需求計(jì)劃，也需要提交制度歸口管理部門走審批程序后方可執(zhí)行。流程雖有些繁瑣，但確是必要的程序。

　　第二站：起草

　　制度文件是為了規(guī)范企業(yè)某一個(gè)具體管理事項(xiàng)，一般是由企業(yè)某一個(gè)具體管理部門牽頭來(lái)制定。當(dāng)然，企業(yè)里的很多制度文件涉及到的流程都是跨部門的大流程，比如質(zhì)量問(wèn)題卷煙的退換貨處理，從質(zhì)量問(wèn)題卷煙信息的受理、信息的判定、卷煙退換貨處理、整改實(shí)施和驗(yàn)證這些管理環(huán)節(jié)。涉及到的部門有市場(chǎng)營(yíng)銷中心、生產(chǎn)制造中心、技術(shù)研發(fā)中心、財(cái)務(wù)部、各卷煙廠、合作生產(chǎn)企業(yè)等，遇到這種情況，一般由歸口管理責(zé)任主體部門牽頭起草，其他部門配合起草。制度起草需要有依據(jù)做支撐，如國(guó)家法律法規(guī)、地方性行政法規(guī)、國(guó)標(biāo)行標(biāo)、行業(yè)規(guī)范性管理要求。強(qiáng)制性的要求是不能違背的，這是“紅線”，也是“底線”，尤其是要注重將行業(yè)的相關(guān)規(guī)范性管理要求轉(zhuǎn)化落實(shí)到企業(yè)的制度文件之中。

　　第三站：會(huì)審

　　制度文件編制完成后，形成征求意見(jiàn)稿，不能直接走審批程序，因?yàn)槠鸩莶块T編制的制度文件在形式、內(nèi)容上都有需要修改完善的地方，需要相關(guān)部門一起來(lái)對(duì)制度文件進(jìn)行評(píng)審。對(duì)制度文件的科學(xué)性、系統(tǒng)性、合規(guī)性、有效性、可操作性等方面進(jìn)行論證，制度起草部門要根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)和建議對(duì)制度文件進(jìn)行修改完善，形成報(bào)批稿。會(huì)審根據(jù)制度文件的情況可以有多種形式來(lái)進(jìn)行。

　　第一種方式也是最簡(jiǎn)單的一種方式就是通過(guò)郵件形式發(fā)放征求意見(jiàn)表，收集相關(guān)部門的意見(jiàn)和建議，這種方式的好處是簡(jiǎn)單便捷；第二種是由制度起草部門向制度歸口管理部門提出申請(qǐng)召開(kāi)制度評(píng)審會(huì)，通過(guò)專項(xiàng)會(huì)議的形式，相關(guān)部門在一起面對(duì)面地討論制度的內(nèi)容，提出意見(jiàn)和建議，這種方式的好處是溝通徹底；第三種方式是制度起草部門在前期征求意見(jiàn)或召開(kāi)制度評(píng)審會(huì)的基礎(chǔ)上，將制度提請(qǐng)經(jīng)理辦公會(huì)討論，這種情況一般是制度中有重要的需要領(lǐng)導(dǎo)決策的內(nèi)容，這種方式的好處是論證有權(quán)威性。

　　第四站：審批

　　制度起草部門根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)對(duì)制度征求意見(jiàn)稿進(jìn)行多輪次地修改完善后，形成制度送審稿，開(kāi)始走制度審批流程。有人會(huì)產(chǎn)生疑問(wèn)，制度評(píng)審論證都已經(jīng)進(jìn)行了，制度也修改完畢了，為什么不能直接發(fā)布，還要走看似浪費(fèi)時(shí)間的審批流程呢？這就跟公司紅頭文或合同要走審批流程類似的道理，審批代表需要幾個(gè)不同層級(jí)的審核環(huán)節(jié)對(duì)制度進(jìn)行權(quán)威性的把關(guān)和認(rèn)定，制度審批主體和制度評(píng)審論證主體也不是同一群體，所以制度審批和制度評(píng)審是目的、內(nèi)容各不相同的兩個(gè)環(huán)節(jié)，不沖突也不矛盾。

　　按照質(zhì)量管理體系文件的管理方法，管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件（管理文件）不同類別的文件有不同的審批流程，如作業(yè)文件（管理文件）審批流程是責(zé)任部門審核、企管部（法改部）審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核三個(gè)步驟。各企業(yè)的制度文件可以參照體系文件的管理辦法，根據(jù)實(shí)際情況確定各自企業(yè)的制度審批流程。制度審批流程可以通過(guò)紙質(zhì)簽字，也可以通過(guò)信息系統(tǒng)電子審批，為提升制度的規(guī)范化管理水平和管理效率，建議采取信息系統(tǒng)電子審批方式。

　　第五站：發(fā)布

　　制度文件通過(guò)審批后，就可以正式發(fā)布了，這個(gè)環(huán)節(jié)代表制度文件在企業(yè)內(nèi)部正式生效，從發(fā)布之日起開(kāi)始正式實(shí)施，相關(guān)的業(yè)務(wù)操作按照制度文件規(guī)定的執(zhí)行，不得另搞一套。制度文件一般由制度歸口管理部門來(lái)發(fā)布，除了在信息系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)布外，還需要在企業(yè)公開(kāi)媒體如企業(yè)門戶上進(jìn)行公告，總之是要讓企業(yè)的所有部門和員工都知曉制度發(fā)布事宜，跟制度相關(guān)的部門更要注意組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)最新的制度文件，自覺(jué)向最新的制度看齊。

　　第六站：運(yùn)行

　　制度文件正式發(fā)布后，制度起草部門要組織相關(guān)單位或部門學(xué)習(xí)培訓(xùn)新制度，把職責(zé)、流程梳理清楚，把管理要求傳達(dá)清楚，通過(guò)培訓(xùn)要做到“內(nèi)化于心”。相關(guān)單位或部門在業(yè)務(wù)運(yùn)作過(guò)程中，要嚴(yán)格按流程走、按程序辦，將制度文件“外化于行”。企管部門要通過(guò)組織各種檢查，如專項(xiàng)檢查、體系內(nèi)審、目標(biāo)跟蹤、對(duì)標(biāo)等形式來(lái)跟蹤檢查制度的執(zhí)行情況，通過(guò)系統(tǒng)思維、過(guò)程方法的診斷。

　　在檢查中發(fā)現(xiàn)實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)作沒(méi)有按照制度來(lái)執(zhí)行，要從兩個(gè)方面來(lái)審視，一方面是業(yè)務(wù)運(yùn)作沒(méi)有按制度執(zhí)行，相關(guān)部門和責(zé)任人要進(jìn)行整改；另一方面是業(yè)務(wù)運(yùn)作沒(méi)有按制度執(zhí)行，是否是制度文件本身有不合理之處，要對(duì)制度文件進(jìn)行修改完善，將好的經(jīng)驗(yàn)和做法“固化于制”。切忌檢查完就簡(jiǎn)單地考核扣分，沒(méi)有找到問(wèn)題的實(shí)質(zhì)，錯(cuò)失了改進(jìn)的機(jī)會(huì)。

　　第七站：修訂

　　制度文件的修訂一般由以下兩種情形觸發(fā)：一是按制度操作的過(guò)程也是對(duì)制度的有效性、可操作性進(jìn)行檢驗(yàn)的過(guò)程，有的制度寫(xiě)的很完美，但操作起來(lái)往往會(huì)發(fā)現(xiàn)這樣那樣的不合理，操作性不強(qiáng)或效率不高，需要按照更優(yōu)化的流程進(jìn)行重新修訂；二是制度運(yùn)行一段時(shí)間后，內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了變化，要么是業(yè)務(wù)或管理流程本身發(fā)生了變化，要么是相關(guān)的法律法規(guī)、行標(biāo)國(guó)標(biāo)、行業(yè)規(guī)范性管理要求等發(fā)生了變化，以前的制度文件的要求已經(jīng)和現(xiàn)有的變化不相適應(yīng)，不能指導(dǎo)業(yè)務(wù)運(yùn)行，需要按照新的流程和新的要求進(jìn)行重新修訂。

　　制度文件修訂和新建一樣要制定年度計(jì)劃，按年度計(jì)劃實(shí)施。質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)里有改大版和改小版的區(qū)分，即是修訂內(nèi)容少和修訂內(nèi)容多，修訂后的制度文件通過(guò)版本號(hào)來(lái)區(qū)分先后，對(duì)修訂的條款和內(nèi)容也要明確記錄下來(lái)，做到一目了然。修訂完后的制度文件也是同樣要經(jīng)過(guò)會(huì)審、審批、發(fā)布流程。

　　第八站：廢止

　　廢止制度文件一般是由于制度的目的和適用范圍消失、制度的主題內(nèi)容已經(jīng)被替代、制度的新修訂版已經(jīng)發(fā)布實(shí)施三個(gè)原因。廢止的制度文件建議不要馬上刪除，而是專門保存在廢止制度文件庫(kù)里，以備資料查閱所用。廢止的制度文件要明確發(fā)布公告，以免執(zhí)行部門錯(cuò)用老版本制度。至此，一份制度文件的生命周期也到此結(jié)束了。