煙草在線專稿　　2015年12月1日，甘肅省定西煙草的一份最新數(shù)據(jù)顯示：近兩年來，車輛修理費(fèi)用持續(xù)大幅下降，累計(jì)節(jié)約費(fèi)用73.08萬元；辦公用品及耗材、紙張費(fèi)用持續(xù)降低，累計(jì)節(jié)約費(fèi)用104.31萬元；印刷費(fèi)用較去年同期下降16.88萬元……兩年內(nèi)，公開招標(biāo)金額比例與項(xiàng)目比例持續(xù)提升，同時(shí)細(xì)觀全市系統(tǒng)直接參與日常非煙用物資和服務(wù)采購的人員，也由原來的38人下降到10人。人員與費(fèi)用雙低但采購活動(dòng)愈加規(guī)范的奧妙究竟在哪里呢？

　　又小又隨機(jī)的采購

　　在維持企業(yè)正常運(yùn)營的過程中，除了諸如保安服務(wù)、勞務(wù)派遣服務(wù)、成批次的電腦、打印/復(fù)印機(jī)采購、配送裝框機(jī)等一般性大宗物資/服務(wù)采購?fù)?#xff0c;后勤保障或者采購部門都在不停的面對(duì)著以下的問題：A科室墨粉沒有了，B科室缺打印紙了，C部門需要印制一批宣傳材料，某車的電瓶出現(xiàn)問題了……以上零零碎碎，都呈現(xiàn)出了顯著的 “一雜、一高、兩小”特點(diǎn)，即品種雜、需求主體分散；采購頻次高；單次用量小、金額小。

　　一般情況下，后勤保障或者采購部門面對(duì)以上采購事項(xiàng)，都成為即時(shí)應(yīng)答呼叫機(jī)——隨叫隨到，隨機(jī)選擇最快的解決方式。金額很小的即時(shí)購買或者維修，不能自行決定的，或經(jīng)詢價(jià)，或直接選定供應(yīng)商，層層上報(bào)等待批復(fù)。很多工作看似不同，實(shí)則重復(fù)，小小的采購周而復(fù)始，循環(huán)往復(fù)。

　　小卻不小的采購

　　辦公用品、車輛輪胎、維修維護(hù)、印刷服務(wù)、日雜用品等采購，一般情況下都在幾十元到幾百元，但是全年累計(jì)下來每一項(xiàng)都不是小數(shù)字：辦公用品從幾元幾十元一下子累積到了十幾萬元，車輛輪胎也由幾百幾千元累積到成十萬元，不僅如此，也許相同的物品卻在一年中呈現(xiàn)出好幾個(gè)單價(jià)，如此的采購，究竟是小，還是不小？

　　辦公室需要印制年度圖片集，初步電話詢價(jià)，精裝平裝各100本的費(fèi)用在兩萬元左右，滿心歡喜發(fā)招標(biāo)公告卻無人理睬；退而求其次邀請招標(biāo)，印刷廠扔下一句我的時(shí)間也是金錢便不了了之；詢價(jià)也只有兩家單位愿意提供紙質(zhì)報(bào)價(jià)單，軟磨硬泡之下搞定了第三家的報(bào)價(jià)。如此尷尬，不勝枚舉，面對(duì)小卻不小的采購金額和“應(yīng)招盡招”的要求，該選擇什么樣的采購方式？

　　小中尋找突破

　　2013年7月，辦公室明確改進(jìn)采購方式的目標(biāo)，通過組織學(xué)習(xí)國內(nèi)外采購及物資管理相關(guān)文獻(xiàn)資料及案例，組織討論各類采購模式的優(yōu)缺點(diǎn)及適用方法，定義了“小零散”采購，初步確定以集中定點(diǎn)作為“小零散”采購的主要方式。

　　2013年8月，組織采購骨干人員召開頭腦風(fēng)暴法會(huì)議，對(duì)“小零散”采購事項(xiàng)進(jìn)行梳理，通過采購特點(diǎn)的區(qū)分及采購需求的整合，將固定資產(chǎn)、車輛保險(xiǎn)、辦公用品及辦公耗材、印刷服務(wù)、燃煤、車輛輪胎、車輛維修、打印設(shè)備維修等七項(xiàng)采購納入“小零散”集中采購范圍。

　　2013年9月，對(duì)辦公用品及耗材采購進(jìn)行積極探索，試行推廣一次招標(biāo)分批供貨的定點(diǎn)協(xié)議采購機(jī)制模式，初步確立了“統(tǒng)一招標(biāo)、集中采購、自行結(jié)算”的采購方式。

　　2014年1月，先后實(shí)施定點(diǎn)印刷供應(yīng)商確定項(xiàng)目和車輛定點(diǎn)維修項(xiàng)目，明確了該兩類小零散項(xiàng)目購進(jìn)流程，重新確定了辦公用品及耗材的購進(jìn)及結(jié)算方式，設(shè)計(jì)了辦公用品、辦公耗材集中采購目錄，統(tǒng)一了需求申報(bào)審批表格，明確了采購方式為“統(tǒng)一招標(biāo)、集中/即時(shí)采購、統(tǒng)一結(jié)算”。

　　在此階段，通過尋找具有代表性的“小零散”采購項(xiàng)目，探索可推廣的采購機(jī)制。根據(jù)采購對(duì)象的分類：產(chǎn)品和服務(wù)，選取了實(shí)施復(fù)雜、品類繁多的“公用品/辦公耗材集中定點(diǎn)采購”“印刷服務(wù)”“車輛定點(diǎn)維修”項(xiàng)目作為突破點(diǎn)，研究項(xiàng)目運(yùn)行過程中各個(gè)流程及節(jié)點(diǎn)的輸入資源、活動(dòng)、相互作用及輸出結(jié)果。重點(diǎn)關(guān)注在其他采購項(xiàng)目中，可復(fù)制的動(dòng)作與節(jié)點(diǎn)是什么，不可復(fù)制的動(dòng)作與節(jié)點(diǎn)應(yīng)如何控制。

　　破而立，打造“小零散”體系

　　2014年3月，按照精益管理實(shí)施四層次法，運(yùn)用價(jià)值流識(shí)別“小零散”采購項(xiàng)目設(shè)計(jì)重點(diǎn)解決的難點(diǎn)、關(guān)鍵點(diǎn)，運(yùn)用QFD方法，尋找采購流程與管理模塊的關(guān)系，明確系統(tǒng)層次，確定了“小零散”采購“146”管理體系，即一套管理流程、四個(gè)集中環(huán)節(jié)、六大管理模塊。一套管理流程指“小零散”項(xiàng)目集中采購流程，包括三個(gè)子流程：計(jì)劃子流程、實(shí)施子流程和評(píng)價(jià)子流程。四個(gè)集中環(huán)節(jié)包括集中需求申報(bào)、集中招標(biāo)實(shí)施、集中收貨確認(rèn)、集中結(jié)算付款環(huán)節(jié)。六大管理模塊分別是計(jì)劃管理模塊、招標(biāo)管理模塊、采購過程管理模塊、結(jié)算管理模塊、庫存管理模塊、供應(yīng)商管理模塊。

　　2014年5月-7月，二次修訂集中采購目錄，擴(kuò)大應(yīng)急直采范圍，并通過市場調(diào)查集中定點(diǎn)物資價(jià)格、供應(yīng)商約談等方式，進(jìn)一步加強(qiáng)供應(yīng)商管理。

　　2014年7月，通過對(duì)“146”管理體系的評(píng)估及運(yùn)行分析，正式發(fā)布“基于QFD的采購方式及過程改進(jìn)”A3報(bào)告。

　　2014年12月，開展部分定點(diǎn)供應(yīng)商評(píng)價(jià)，辦公室、配送中心、各縣（區(qū)）營銷部共9家單位對(duì)辦公用品、辦公耗材、車輛輪胎三家供應(yīng)商進(jìn)行了綜合評(píng)價(jià)，且綜合評(píng)價(jià)成績均在95分以上。

　　2015年1月，修訂《采購目錄》，明確了小零散之外的集中采購事項(xiàng)，拓展了集中采購范圍。

　　2015年5月，評(píng)價(jià)各類采購項(xiàng)目，明確將印刷項(xiàng)目競價(jià)機(jī)制引入車輛輪胎及辦公耗材采購，計(jì)劃該兩類定點(diǎn)供應(yīng)商數(shù)目擴(kuò)展為3家。

　　……

　　自被省公司確定為”小零散"采購項(xiàng)目試點(diǎn)單位以來，我們進(jìn)行了諸多探索與實(shí)踐，期間得到了省公司的大力支持和幫助。從體系確定到持續(xù)實(shí)施中，我們遇見了很多難題，比如如何確定采購價(jià)格與市價(jià)相比是否具有競爭力，統(tǒng)一結(jié)算后供應(yīng)商對(duì)基層單位和結(jié)算單位是否提供差異化服務(wù)，是否存在因地域而造成的隱形費(fèi)用的上升，辦公用品及耗材的庫存是否合理等等。為了解決這些難題，我們始終將溝通放在最重要的位置，通過與省局（公司）整頓辦、基層單位和供應(yīng)商的不斷有效溝通，消除了很多信息不對(duì)稱的問題。同時(shí)，我們運(yùn)用了大量的精益管理工具，如SAM、QFD、PICQMDS、A3報(bào)告等，盡可能地消除了因個(gè)人偏好或者習(xí)慣而引起的流程上的冗余、體系不能提升管理水平等問題。

　　小出大，量變到質(zhì)變的飛躍

　　又小又隨機(jī)的采購活動(dòng)終于變得有章可循，循環(huán)往復(fù)且似無休止的采購事項(xiàng)被集中、歸類、精簡，采購項(xiàng)目總數(shù)縮減但涵蓋范圍擴(kuò)大。你看到的，也許只有采購次數(shù)從辦公用品近百次、辦公耗材幾十次縮減到每年4-5次，也許只有在印刷、維修過程中不用再考慮如何獲得更加優(yōu)勢的價(jià)格和更加簡易的程序，也許只有本文最初所呈現(xiàn)出的漂亮的費(fèi)用控制數(shù)字成果，也許只有……的確，“小零散”采購方式的變革，最初的目的也只是為了實(shí)現(xiàn)費(fèi)用的降低、過程的規(guī)范，但隨著“小零散”146管理體系的逐步健全，隨著每一個(gè)采購事項(xiàng)呈現(xiàn)出與其自身特性相適應(yīng)的獨(dú)特的購進(jìn)與驗(yàn)收流程，隨著一個(gè)一個(gè)問題被逐步解決，隨著每一個(gè)項(xiàng)目反饋的各項(xiàng)指標(biāo)都取得長足進(jìn)步的時(shí)候，我們迎來的，也是于定西煙草而言至為重要的，就是員工的成長和全市系統(tǒng)采購管理能力的持續(xù)提升。

　　路漫漫其修遠(yuǎn)兮，吾將上下而求索。在國家局、省局的正確領(lǐng)導(dǎo)下，定西煙草將進(jìn)一步解放思想，以“小零散”采購體系的豐碩成果為標(biāo)桿，在各類工作中傳承創(chuàng)新、精益求精，持續(xù)提升企業(yè)管理軟實(shí)力。