煙草在線專稿　　2015年12月1日，甘肅省定西煙草的一份最新數(shù)據(jù)顯示：近兩年來，車輛修理費用持續(xù)大幅下降，累計節(jié)約費用73.08萬元；辦公用品及耗材、紙張費用持續(xù)降低，累計節(jié)約費用104.31萬元；印刷費用較去年同期下降16.88萬元……兩年內(nèi)，公開招標金額比例與項目比例持續(xù)提升，同時細觀全市系統(tǒng)直接參與日常非煙用物資和服務(wù)采購的人員，也由原來的38人下降到10人。人員與費用雙低但采購活動愈加規(guī)范的奧妙究竟在哪里呢？

　　又小又隨機的采購

　　在維持企業(yè)正常運營的過程中，除了諸如保安服務(wù)、勞務(wù)派遣服務(wù)、成批次的電腦、打印/復(fù)印機采購、配送裝框機等一般性大宗物資/服務(wù)采購?fù)?#xff0c;后勤保障或者采購部門都在不停的面對著以下的問題：A科室墨粉沒有了，B科室缺打印紙了，C部門需要印制一批宣傳材料，某車的電瓶出現(xiàn)問題了……以上零零碎碎，都呈現(xiàn)出了顯著的 “一雜、一高、兩小”特點，即品種雜、需求主體分散；采購頻次高；單次用量小、金額小。

　　一般情況下，后勤保障或者采購部門面對以上采購事項，都成為即時應(yīng)答呼叫機——隨叫隨到，隨機選擇最快的解決方式。金額很小的即時購買或者維修，不能自行決定的，或經(jīng)詢價，或直接選定供應(yīng)商，層層上報等待批復(fù)。很多工作看似不同，實則重復(fù)，小小的采購周而復(fù)始，循環(huán)往復(fù)。

　　小卻不小的采購

　　辦公用品、車輛輪胎、維修維護、印刷服務(wù)、日雜用品等采購，一般情況下都在幾十元到幾百元，但是全年累計下來每一項都不是小數(shù)字：辦公用品從幾元幾十元一下子累積到了十幾萬元，車輛輪胎也由幾百幾千元累積到成十萬元，不僅如此，也許相同的物品卻在一年中呈現(xiàn)出好幾個單價，如此的采購，究竟是小，還是不小？

　　辦公室需要印制年度圖片集，初步電話詢價，精裝平裝各100本的費用在兩萬元左右，滿心歡喜發(fā)招標公告卻無人理睬；退而求其次邀請招標，印刷廠扔下一句我的時間也是金錢便不了了之；詢價也只有兩家單位愿意提供紙質(zhì)報價單，軟磨硬泡之下搞定了第三家的報價。如此尷尬，不勝枚舉，面對小卻不小的采購金額和“應(yīng)招盡招”的要求，該選擇什么樣的采購方式？

　　小中尋找突破

　　2013年7月，辦公室明確改進采購方式的目標，通過組織學(xué)習(xí)國內(nèi)外采購及物資管理相關(guān)文獻資料及案例，組織討論各類采購模式的優(yōu)缺點及適用方法，定義了“小零散”采購，初步確定以集中定點作為“小零散”采購的主要方式。

　　2013年8月，組織采購骨干人員召開頭腦風(fēng)暴法會議，對“小零散”采購事項進行梳理，通過采購特點的區(qū)分及采購需求的整合，將固定資產(chǎn)、車輛保險、辦公用品及辦公耗材、印刷服務(wù)、燃煤、車輛輪胎、車輛維修、打印設(shè)備維修等七項采購納入“小零散”集中采購范圍。

　　2013年9月，對辦公用品及耗材采購進行積極探索，試行推廣一次招標分批供貨的定點協(xié)議采購機制模式，初步確立了“統(tǒng)一招標、集中采購、自行結(jié)算”的采購方式。

　　2014年1月，先后實施定點印刷供應(yīng)商確定項目和車輛定點維修項目，明確了該兩類小零散項目購進流程，重新確定了辦公用品及耗材的購進及結(jié)算方式，設(shè)計了辦公用品、辦公耗材集中采購目錄，統(tǒng)一了需求申報審批表格，明確了采購方式為“統(tǒng)一招標、集中/即時采購、統(tǒng)一結(jié)算”。

　　在此階段，通過尋找具有代表性的“小零散”采購項目，探索可推廣的采購機制。根據(jù)采購對象的分類：產(chǎn)品和服務(wù)，選取了實施復(fù)雜、品類繁多的“公用品/辦公耗材集中定點采購”“印刷服務(wù)”“車輛定點維修”項目作為突破點，研究項目運行過程中各個流程及節(jié)點的輸入資源、活動、相互作用及輸出結(jié)果。重點關(guān)注在其他采購項目中，可復(fù)制的動作與節(jié)點是什么，不可復(fù)制的動作與節(jié)點應(yīng)如何控制。

　　破而立，打造“小零散”體系

　　2014年3月，按照精益管理實施四層次法，運用價值流識別“小零散”采購項目設(shè)計重點解決的難點、關(guān)鍵點，運用QFD方法，尋找采購流程與管理模塊的關(guān)系，明確系統(tǒng)層次，確定了“小零散”采購“146”管理體系，即一套管理流程、四個集中環(huán)節(jié)、六大管理模塊。一套管理流程指“小零散”項目集中采購流程，包括三個子流程：計劃子流程、實施子流程和評價子流程。四個集中環(huán)節(jié)包括集中需求申報、集中招標實施、集中收貨確認、集中結(jié)算付款環(huán)節(jié)。六大管理模塊分別是計劃管理模塊、招標管理模塊、采購過程管理模塊、結(jié)算管理模塊、庫存管理模塊、供應(yīng)商管理模塊。

　　2014年5月-7月，二次修訂集中采購目錄，擴大應(yīng)急直采范圍，并通過市場調(diào)查集中定點物資價格、供應(yīng)商約談等方式，進一步加強供應(yīng)商管理。

　　2014年7月，通過對“146”管理體系的評估及運行分析，正式發(fā)布“基于QFD的采購方式及過程改進”A3報告。

　　2014年12月，開展部分定點供應(yīng)商評價，辦公室、配送中心、各縣（區(qū)）營銷部共9家單位對辦公用品、辦公耗材、車輛輪胎三家供應(yīng)商進行了綜合評價，且綜合評價成績均在95分以上。

　　2015年1月，修訂《采購目錄》，明確了小零散之外的集中采購事項，拓展了集中采購范圍。

　　2015年5月，評價各類采購項目，明確將印刷項目競價機制引入車輛輪胎及辦公耗材采購，計劃該兩類定點供應(yīng)商數(shù)目擴展為3家。

　　……

　　自被省公司確定為”小零散"采購項目試點單位以來，我們進行了諸多探索與實踐，期間得到了省公司的大力支持和幫助。從體系確定到持續(xù)實施中，我們遇見了很多難題，比如如何確定采購價格與市價相比是否具有競爭力，統(tǒng)一結(jié)算后供應(yīng)商對基層單位和結(jié)算單位是否提供差異化服務(wù)，是否存在因地域而造成的隱形費用的上升，辦公用品及耗材的庫存是否合理等等。為了解決這些難題，我們始終將溝通放在最重要的位置，通過與省局（公司）整頓辦、基層單位和供應(yīng)商的不斷有效溝通，消除了很多信息不對稱的問題。同時，我們運用了大量的精益管理工具，如SAM、QFD、PICQMDS、A3報告等，盡可能地消除了因個人偏好或者習(xí)慣而引起的流程上的冗余、體系不能提升管理水平等問題。

　　小出大，量變到質(zhì)變的飛躍

　　又小又隨機的采購活動終于變得有章可循，循環(huán)往復(fù)且似無休止的采購事項被集中、歸類、精簡，采購項目總數(shù)縮減但涵蓋范圍擴大。你看到的，也許只有采購次數(shù)從辦公用品近百次、辦公耗材幾十次縮減到每年4-5次，也許只有在印刷、維修過程中不用再考慮如何獲得更加優(yōu)勢的價格和更加簡易的程序，也許只有本文最初所呈現(xiàn)出的漂亮的費用控制數(shù)字成果，也許只有……的確，“小零散”采購方式的變革，最初的目的也只是為了實現(xiàn)費用的降低、過程的規(guī)范，但隨著“小零散”146管理體系的逐步健全，隨著每一個采購事項呈現(xiàn)出與其自身特性相適應(yīng)的獨特的購進與驗收流程，隨著一個一個問題被逐步解決，隨著每一個項目反饋的各項指標都取得長足進步的時候，我們迎來的，也是于定西煙草而言至為重要的，就是員工的成長和全市系統(tǒng)采購管理能力的持續(xù)提升。

　　路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索。在國家局、省局的正確領(lǐng)導(dǎo)下，定西煙草將進一步解放思想，以“小零散”采購體系的豐碩成果為標桿，在各類工作中傳承創(chuàng)新、精益求精，持續(xù)提升企業(yè)管理軟實力。