煙草在線專稿　　煙草企業(yè)作為專賣專營的國有壟斷企業(yè)，其資金使用情況歷來是社會各界關(guān)注的焦點，資金使用是否規(guī)范直接影響了企業(yè)形象，然而，規(guī)范并不是采購管理的全部要求，如何在保證規(guī)范的前提下，最大限度的節(jié)約成本，提高效益，實現(xiàn)精益化采購，是企業(yè)一直以來研究的重要課題，只有精益采購，才能保證規(guī)范與效率的并存，只有精益采購，才是規(guī)范企業(yè)采購管理的唯一途徑。

　　1.精益采購的概念與作用

　　精益采購是運用精益思想，以采購成本治理為切入點，通過規(guī)范企業(yè)的采購行動，實施科學(xué)決策和有效控制，以質(zhì)量、價格、技術(shù)和服務(wù)為依據(jù)，在需要的時候、按需要的數(shù)量采購需要的物資，杜絕采購中的高價格和一切浪費。精益采購作用一是規(guī)范采購流程，理順采購過程中各個環(huán)節(jié)的結(jié)點和關(guān)系，提高采購效率；二是最大限度的降低成本，為企業(yè)節(jié)約資金；三是規(guī)范采購痕跡化資料，使一切的采購行業(yè)有據(jù)可依，有證可查，保證采購過程的規(guī)范化理。

　　2.煙草企業(yè)采購的特殊性

　　煙草企業(yè)采購不同于一般的小型民營和私營企業(yè)的采購，小型民營或私營企業(yè)的采購最關(guān)注的是質(zhì)優(yōu)價廉，追求的是最低價格買到最優(yōu)的產(chǎn)品，采購過程如何實施并不重要。而煙草作為國有企業(yè)，首先關(guān)注的就是采購過程是否規(guī)范，必須按照規(guī)定的方式方法實施采購，即使程序復(fù)雜，甚至造成一定程度上的資金浪費，也必須按照規(guī)范操作實施，如萬元以上的必須公開招標(biāo)，一次招標(biāo)流標(biāo)必須再次進行招標(biāo)等，只有在滿足規(guī)范程序的前提下，才能采購各種手段和方式，最大限度的節(jié)約資金，提高效率。

　　3.煙草企業(yè)采購過程中存在的問題

　　3.1對精益采購工作缺乏統(tǒng)一明確的認(rèn)識

　　煙草行業(yè)要求萬元以上的采購項目全部使用公開招標(biāo)方式實施，這就限制了分散采購的自由，所以有的單位和個人認(rèn)為采購程序繁瑣，效率低下，并且需要找招標(biāo)代理機構(gòu)，還浪費一部分的招標(biāo)代理費用，給采購工作帶來了很多的麻煩。于是有的單位總是強調(diào)采購物品的物殊性，借此躲避統(tǒng)一招標(biāo)采購；有的采購單位事先不認(rèn)真進行市場調(diào)查，采購預(yù)算不準(zhǔn)確；有的單位對采購工作的時間把握不夠，總是需要項目執(zhí)行時才開始準(zhǔn)備采購，造成采購時間不足；有的對采購檔案的整理重視不夠，造成采購檔案不規(guī)范，整體對采購工作的規(guī)范化和精益化要求認(rèn)識不到位。

　　3.2　采購組織機制尚不建全

　　雖然大部分單位都成了采購辦，但對采購計劃、采購目錄的編制工作尚不完善，存在部分已實施的項目未納入采購計劃和采購目錄，而有些已列入采購計劃和采購目錄的項目又由于種種原因經(jīng)常變更，造成采購計劃的不準(zhǔn)確。同時，針對一些“小、零、散”項目，定點供應(yīng)商庫的建立尚不完善，納入庫的供應(yīng)商庫范圍較窄，造成部分“小、零、散”項目實施起來難度較大。另外，對采購的監(jiān)督一般只是事后監(jiān)督，只能通過各單位上報的數(shù)字和采購結(jié)束后的檔案資料檢查采購工作的規(guī)范情況，本單位的監(jiān)督部門一般人員較少，且大多數(shù)非專業(yè)人士，造成監(jiān)管部門無法對計劃預(yù)算的編制、招標(biāo)文件的審查、開標(biāo)現(xiàn)場等環(huán)節(jié)進行實質(zhì)性的監(jiān)督，只是象征性地走走場面，監(jiān)管的力度較弱。

　　3.3　采購專業(yè)化人才缺乏

　　煙草行業(yè)采購方式主要為招標(biāo)采購，它涉及面廣、專業(yè)性強，必須具有較高的政治素質(zhì)、較強的業(yè)務(wù)水平的人員才能勝任。但大部分企業(yè)專業(yè)的采購師、招標(biāo)師等專業(yè)人員缺乏，采購管理隊伍的政策水平、理論水平及專業(yè)管理能力整體上偏低，難以真正做到事前、事中和事后全方位監(jiān)督，影響了采購效益和運作質(zhì)量。隨著煙草行業(yè)采購工作的不斷推進，采購需要一支龐大的專業(yè)知識過硬的隊伍，人才的缺乏將會制約著煙草行業(yè)規(guī)范采購活動的向前發(fā)展。

　　4.精益采購體系的構(gòu)建

　　4.1精益采購決策體系

　　凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，要做到精益采購首先必須做到精益決策，將項目實施前的每個細(xì)節(jié)考慮到位，一要認(rèn)真制定年度采購計劃和采購目錄，嚴(yán)格按照采購計劃和采購目錄實施，盡量減少采購過程的變化。同時，科學(xué)制定采購預(yù)算，盡量做到采購項目在預(yù)算范圍之內(nèi)；二要根據(jù)工作實際安排，提前提出采購申請，為項目實施留足充分的時間，盡量在上次合同到期三個月前著手準(zhǔn)備，避免采購時間不足；三要召開三項工作管理委員會，由管理委員會確定項目是否實施，以什么方式實施，實施部門必須嚴(yán)格按照三項工作管理委員會下達的決策文件執(zhí)行。

　　4.2　精益采購過程體系

　　4.2.1　精益公開招標(biāo)采購

　　公開招標(biāo)的項目一要選擇好和使用好招標(biāo)代理公司，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)支付招標(biāo)代理費用，避免招標(biāo)費用過大；二要認(rèn)真編制審核招標(biāo)方案，確定“攔標(biāo)價”。規(guī)范編制標(biāo)書、審批標(biāo)書、招標(biāo)文件等內(nèi)容；三要加強對招標(biāo)代理機構(gòu)的監(jiān)督和管理，對評委產(chǎn)生、開標(biāo)評標(biāo)、批準(zhǔn)結(jié)果、預(yù)中標(biāo)、異議處理、中標(biāo)公示等過程，認(rèn)真進行監(jiān)督，確保合法、合規(guī)、合情、合理；四要對評標(biāo)報告進行認(rèn)真審查，對中選供應(yīng)的資質(zhì)，確定依據(jù)詳細(xì)審核，確保中標(biāo)供應(yīng)商各方面條件符合要求。

　　4.2.2　精益詢價、競爭性談判、單一來源采購

　　詢價、競爭性談判、單一來源采購的項目，首先要符合非公開招標(biāo)的條件，且經(jīng)三項工作管理委員會審核同意后，方能實施；其次，詢價、競爭性談判的項目必須選擇三家或以上的符合條件的供應(yīng)進行詢價和談判，要有三個以上成員組成的談判或詢價小組進行談判或詢價，必須保證中標(biāo)供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量達到要求并且價格最低。

　　4.2.3　精益定點供應(yīng)商

　　定點供應(yīng)商是解決“小、零、散”項目的最佳途徑，要進一步拓寬定點供應(yīng)的范圍，將企業(yè)的零星工程、咨詢服務(wù)、辦公用品、宣傳制作、物資采購、設(shè)備購置、車輛維保、食堂的柴米油鹽等納入定點供點供應(yīng)商的采購范圍，以公開招標(biāo)的方式建立健全定點供應(yīng)商庫，根據(jù)工作的實際需要，屬于定點供應(yīng)商采購范圍的，在定點供應(yīng)商庫內(nèi)，以詢價方式確定供應(yīng)商，提高采購效率，降低采購成本。

　　4.3　精益采購檔案

　　檔案是規(guī)范采購過程的證明。要做到精益采購，必須建立健全真實、完整、規(guī)范的采購檔案。一要有完整的決策資料，包括立項資料（包括項目計劃、項目預(yù)算、申請、立項會議紀(jì)要）、采購過程資料（包括招標(biāo)、詢價、競爭性談判、單一來源采購方式）、公示資料（事前、事中、事后公示）、簽訂合同資料（采購合同協(xié)議審批表、合同審核相關(guān)紀(jì)錄、合同文本等）、驗收付款資料（采購驗收單、發(fā)放紀(jì)錄表、付款申請單、發(fā)票、付款相關(guān)憑證等）。采購檔案必須真實，日期必須符合邏輯性，檔案中不得有涂改現(xiàn)象，需要蓋章或簽字的必須有蓋章和簽字，公示時間不得少于三天，公示中必須要有監(jiān)督電話。

　　4.4　精益采購溝通協(xié)調(diào)體系

　　順暢的溝通協(xié)調(diào)機制是保證采購活動順利開展的前提和基礎(chǔ)，只有和行業(yè)上級機構(gòu)之間的良好溝通，和供應(yīng)商之間順利協(xié)調(diào)，和本單位各部門之間默契配合，采購活動的各個環(huán)節(jié)才能順利的實施。一是和上級機構(gòu)溝通，要及時向國家局、省局匯報采購的有關(guān)情況，了解相關(guān)的政策要求，嚴(yán)格按照上級的要求進行實施；二是要加強和供應(yīng)商之間的協(xié)調(diào)，建立供應(yīng)商動態(tài)評價機制，盡量避免流標(biāo)現(xiàn)象發(fā)生；三是和本單位內(nèi)部各部門之間的協(xié)調(diào)配合，明確采購工作的相關(guān)責(zé)任部門，加強各部門之間的密切配合，保證采購各個環(huán)節(jié)順利實施。

　　4.5　精益采購結(jié)合體系

　　采購活動要和本單位開展的日常工作結(jié)合起來，使精益采購工作常態(tài)化運作，成為日常工作的一部分。一是要將采購要與績效考核制度相結(jié)合，將采購工作與員工的工資直接掛鉤，充分調(diào)動采購人員的工作積極性；二是采購活動要與企業(yè)文化相結(jié)合，使規(guī)范采購成為員工的一種潛意識，自覺按照規(guī)范要求進行實施；三是采購活動與質(zhì)量體系建設(shè)相結(jié)合，將采購活動流程化、制度化，使之成為公司管理的一個重要方面，體現(xiàn)單位的整體管理水平。