煙草在線專稿　　摘要：在煙草行業(yè)，規(guī)范縣級分公司報銷程序，不僅能提高報賬效率和員工滿意度，還能有效推動會計信息質(zhì)量的提升，本文根據(jù)縣級分公司財務(wù)管理實際，對費用報銷流程實施過程中的出現(xiàn)的相關(guān)問題進行探討，并提出解決對策。

　　關(guān)鍵詞：優(yōu)化　流程　財務(wù)報賬　效率

　　在縣級分公司大量的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中，財務(wù)報賬是會計基礎(chǔ)工作之一，是相關(guān)人員從經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中取得真實、合法的票據(jù)，然后通過具有審批權(quán)限的部門和人員審批合格后，到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)的過程。財務(wù)報賬直接關(guān)系著會計信息質(zhì)量的準(zhǔn)確性和真實性，影響著財務(wù)管理職能的發(fā)揮，同時也對分公司相關(guān)經(jīng)濟決策起著至關(guān)重要的作用?？梢?#xff0c;縣級分公司財務(wù)費用報銷工作至關(guān)重要，由于縣級分公司所轄的煙葉工作站、卷煙營銷服務(wù)站、專賣管理所（以下簡稱基層部門）分布在各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)），距離城區(qū)少則十多公里，多則八九十公里，基層部門人員到分公司本部進行費用報銷，耗時耗力，如碰上某個環(huán)節(jié)的審批人員不在，只能等下去，或者下次再來，有的報賬員報一次賬跑了兩三天，影響了基層部門的日常工作，致使工作效率不高。因此，優(yōu)化財務(wù)報賬流程，提高報賬效率成為分公司財務(wù)管理工作的一個亟待解決的問題。本文根據(jù)縣級分公司財務(wù)管理實際，對費用報銷流程實施過程中的出現(xiàn)的相關(guān)問題進行探討，并提出解決對策。

　　1.財務(wù)報賬工作中存在的突出問題

　　1.1財務(wù)報賬政策性強，簽字審批手續(xù)繁瑣。由于財務(wù)報賬屬于經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動，必須謹(jǐn)慎，不容出錯，各部門持有的各種發(fā)票在去財務(wù)部門報賬之前，必要按照財務(wù)制度到相關(guān)科室部門審核，找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。根據(jù)財務(wù)制度的要求，對于報賬金額的大小不同及部門歸口管理的要求，必須找相對應(yīng)的各級領(lǐng)導(dǎo)簽字審核審批。從業(yè)務(wù)報銷所在的部門負責(zé)人，機關(guān)科室負責(zé)人，分管領(lǐng)導(dǎo)，分公司領(lǐng)導(dǎo)，時常有相關(guān)審批人員因事務(wù)繁忙，時常外出的情況，造成了報賬人員需要在好幾個工作日后才可以完成整個經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簽批環(huán)節(jié)，很難一次或二次或當(dāng)天就能完成所有審批人員的簽字手續(xù)。這未到財務(wù)部門報賬之前就要進行的這些準(zhǔn)備工作，占用了報賬人員大量時間和精力，而本身多數(shù)報賬人員也是有其它工作要做，造成了其他工作的延時延誤，使得報賬人員對報賬活動產(chǎn)生了一定的情緒，甚至對財務(wù)部門徒生怨言。

　　1.2財務(wù)報賬工作量繁重，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員、報賬人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊。首先，各科室及基層部門的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員、報賬人員素質(zhì)參差不齊，大多數(shù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員、報賬員不具備財務(wù)知識背景，對權(quán)責(zé)發(fā)生制、履約風(fēng)險等概念缺乏必要認(rèn)識，對報賬資料的真實、完整、準(zhǔn)確的重視程度不夠。其次，財務(wù)部門雖然對財務(wù)知識和報賬業(yè)務(wù)進行針對性的培訓(xùn)，但經(jīng)辦人員、報賬員數(shù)量較多，且經(jīng)常會發(fā)生更換變更，新業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員、報賬員的加入減弱了業(yè)務(wù)報賬前端的審核、管控力度。再次，報賬審批流程涉及多個環(huán)節(jié)，部分在末端發(fā)現(xiàn)的問題需要進行退單由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進行修改，嚴(yán)重影響報賬單據(jù)的審批效率。最后，報賬人員缺乏計劃性和時限性，報賬單據(jù)大都集中在財務(wù)最為繁忙的月末和年末提交，報賬員僅僅負責(zé)與財務(wù)報賬的接口組織、簽批和發(fā)票單據(jù)傳遞，對本部門所報銷的經(jīng)濟業(yè)務(wù)承擔(dān)的風(fēng)險責(zé)任，實際作用有限。在這種新情況之下，增加了財務(wù)管控工作難度，也使得財務(wù)工作效率難以提高。

　　1.3報賬手續(xù)辦理時間無法預(yù)估，報賬人員等待時間較長。報賬等待是報銷流程中最為常見的現(xiàn)象。由于財務(wù)部門對每次報賬人數(shù)手中的報銷單據(jù)的多少都無法預(yù)測，因此需要核對清楚才能進行報銷。對于基層部門的報賬人員來講，報賬等待是一件不費力但勞神、乏味的事情，而報賬需要等待的時間也無法預(yù)知。此外，經(jīng)辦人員對原始憑證的歸類不當(dāng)、粘貼不規(guī)范等問題都是影響報賬進展的因素，因此，財務(wù)人員在高強度工作之下，服務(wù)質(zhì)量和效率有所下降在所難免。

　　1.4財務(wù)報賬扎堆，年底集中報賬現(xiàn)象嚴(yán)重。報賬的特殊性主要表現(xiàn)在，除了當(dāng)月日常報賬業(yè)務(wù)之外，煙葉生產(chǎn)基層設(shè)施建設(shè)項目補貼及科研項目等業(yè)務(wù)，由于受工程竣工結(jié)算、驗收、項目實施的時間節(jié)點等因素的限制，導(dǎo)致年底報賬工作特別集中，加之年度決算，繁重復(fù)雜的核算業(yè)務(wù)聚集在一齊，使財務(wù)人員工作堆積，從而影響了工作效率與服務(wù)質(zhì)量。

　　2.優(yōu)化財務(wù)報賬手續(xù)的策略

　　2.1強化財務(wù)知識培訓(xùn)，規(guī)范會計基礎(chǔ)工作。會計基礎(chǔ)工作直接關(guān)系到會計核算質(zhì)量，因此加強業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員、報賬人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤為重要，如單據(jù)的填寫、粘貼規(guī)范，會計基礎(chǔ)工作、財經(jīng)法規(guī)解讀等；不斷加強業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員、報賬人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任意識。同時，財務(wù)人員應(yīng)轉(zhuǎn)變工作理念、樹立強烈的服務(wù)意識，加強與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員、報賬人員的溝通和交流，以此提升財務(wù)管理服務(wù)的高效性。

　　2.2嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)審核審批。嚴(yán)格按照進行業(yè)務(wù)審核審批。（如下圖列表所示）

2.2.1費用報銷管理流程圖

2.2.2流程說明

2.2.3費用掃描圖片登記表（舉例）

　　報賬員按照上述費用報銷管理流程進行審批后，登陸“煙草行業(yè)資金監(jiān)管系統(tǒng)（內(nèi)網(wǎng)http：//10.200.66.8：9080/TFM/）”，進行資金支付登記，然后到財務(wù)部門進行單據(jù)掃描，并對掃描的單據(jù)進行再次檢查，在《費用掃描圖片登記表》上做好掃描圖片登記（如上圖），財務(wù)人員在資金監(jiān)管系統(tǒng)中上傳掃描附件的時候，能夠按照上圖的圖片編碼，快速準(zhǔn)確上傳掃描附件。從而減輕財務(wù)人員的工作量，有效的縮短了流程處理時間，大大的提高了財務(wù)人員的工作效率。

　　2.3嚴(yán)格規(guī)范把關(guān)手續(xù)。在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，各部門應(yīng)及時取得有關(guān)憑據(jù)及時進行費用報銷，本月的費用次月前必須報銷，不得跨到第三月報銷，各部門負責(zé)人要切實履行管理責(zé)任，對本部門報銷的經(jīng)濟業(yè)務(wù)真實性把關(guān)負責(zé)；報賬員嚴(yán)格按照會計基礎(chǔ)工作規(guī)范流程指導(dǎo)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員做好單據(jù)的填制和發(fā)票單據(jù)的粘貼；同時，對粘貼發(fā)票單據(jù)合法性、真實性、完整性進行初審把關(guān)，到分公司后，先由歸口部門進行審核簽字，再由財務(wù)部門會計人員對發(fā)票單據(jù)認(rèn)真查閱審核，審核通過后，財務(wù)人員在經(jīng)濟業(yè)務(wù)審批單左下角復(fù)核欄簽字確認(rèn)后，再轉(zhuǎn)由財務(wù)負責(zé)人再次進行審核簽字后，最后，報分公司領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，做到層層把關(guān)，層層審核，以達到報賬工作有條不紊，規(guī)范有序，從而減少了報賬人員的時間成本，提高了工作效率。

　　2.4優(yōu)化報賬員業(yè)務(wù)報銷組合。對于在同一辦公地點的兩站一所即“煙站、服務(wù)站，專賣所”，沒有必要每個部門都指定專門的報賬員，三個部門的報銷簽字業(yè)務(wù)統(tǒng)一由煙站的報賬員對專賣所、服務(wù)站的報銷單據(jù)進行審核后代為到分公司辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)報銷簽批手續(xù)，從而節(jié)省了人力物力，讓有限的人力資源投入到分公司兩煙生產(chǎn)經(jīng)營管理中。

　　2.5建立簽批預(yù)約制度。為避免簽批時相關(guān)科室負責(zé)人、分公司領(lǐng)導(dǎo)不在導(dǎo)致的時間等待的情況，財務(wù)部門會同分公司辦公室根據(jù)分公司領(lǐng)導(dǎo)的工作時間安排，與相關(guān)科室負責(zé)人進行溝通協(xié)調(diào)，在時間安排上盡可能的把報賬時間安排在每月的中旬，以錯開月底工作密集而相互擠占，確定報賬時間，電話或信息平臺通知各部門報賬時間，做好報賬準(zhǔn)備工作，按時報賬，以確保報賬的時間段內(nèi)，涉及到簽批手續(xù)的相關(guān)科室負責(zé)人及分公司領(lǐng)導(dǎo)不外出，確保各部門的報賬業(yè)務(wù)能夠及時簽批完成。特殊情況造成情況有變，及時進行更新傳達通知信息，以減少信息不對稱造成的時間和精力浪費。

　　2.6實行網(wǎng)銀電子結(jié)算報賬制。電子結(jié)算報賬模式是指在報賬過程中利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將傳統(tǒng)的現(xiàn)金收付方式轉(zhuǎn)變?yōu)殂y行卡轉(zhuǎn)賬方式，不到現(xiàn)金出納處繳、領(lǐng)現(xiàn)金就完成報銷的一種報賬方式。報賬業(yè)務(wù)審批流程結(jié)束后，報賬員無需等待。各部門的費用報銷采用網(wǎng)銀電子結(jié)算支付到報銷人提供的銀行卡上，實現(xiàn)“沒有現(xiàn)金的”現(xiàn)金管理，規(guī)避報賬員現(xiàn)金遺失風(fēng)險，有利于減輕出納人員工作量、優(yōu)化財務(wù)報賬流程、提升財務(wù)服務(wù)質(zhì)量、節(jié)省報賬人員時間，降低了報賬的時間成本，提高報賬效率。

　　3.結(jié)語

　　財務(wù)管理是分公司管理工作的重要組成部分，而財務(wù)報賬又是分公司財務(wù)管理工作的重中之重，新形勢下財務(wù)報賬工作面臨著機遇和挑戰(zhàn)，對財務(wù)報賬工作提出了較高的目標(biāo)和要求。如何提高報賬工作效率，優(yōu)化報賬策略，財務(wù)工作人員要不斷探索、創(chuàng)新和實踐，與時具進，全面實現(xiàn)分公司財務(wù)報賬工作的優(yōu)化完善。